Como escrever uma Carta Saldo devedor

Se você vende flores ou fornecer serviços e conhecimentos, cartas solicitando o pagamento de contas vencidas são uma parte necessária de fazer negócios. Às vezes, as pessoas simplesmente precisam ser lembrados sobre sua dívida. Outras vezes, os clientes podem ser propositadamente evitando suas obrigações. No primeiro caso, estas cartas podem acelerar o pagamento do montante due- no segundo, eles podem ajudar a demonstrar os passos que você tomou antes de procurar os esforços de cobrança formais, que podem ajudá-lo a prevalecer no tribunal. Em todos os casos, as cartas devem ser formulados de forma clara, concisa e de uma maneira educada, profissional

A secção introdutória da carta deve indicar claramente o saldo devido. Após uma saudação simples (como “Dear Mr. Smith,”), abrir a carta por cordialmente lembrando o leitor sobre a quantidade exata devido. Use uma declaração como “Esta carta é para lembrá-lo do seu saldo em dívida para com ABC Corporation. Nossos registros indicam sua conta está em atraso, no valor de US $ 56,39.”Antes de redigir esta seção da carta, verificar a quantidade exata devido com suas contas a pagar. Anexar uma cópia da fatura pendente à letra e ao fazer referência ao anexo nesta seção.

Dependendo da natureza da dívida, contas a pagar as políticas do seu negócio e como rapidamente você gostaria de recuperar o dinheiro em dívida, a forma aceitável de pagamento é outro detalhe importante afirmar claramente. Dinheiro na mão é, obviamente, mais rápido do que espera de um cheque pessoal para limpar, mas, dependendo da quantidade, pode não ser viável para exigir o reembolso desta forma. Da mesma forma, nem todos os negócios aceita cartões de crédito, e as empresas podem aceitar cartão de um emissor, mas não outra. Em qualquer caso, incluir uma declaração como “pagamento pode ser feito em dinheiro, cheque ou cartão de crédito. Aceitamos Visa ou Mastercard. Os controlos podem ser feitas a contas a pagar.”

Não deixe a demanda por prazo de reembolso aberto para interpretação. Use uma declaração como “Por favor remeter este equilíbrio dentro de 10 dias úteis ou entre em contato com nosso escritório imediatamente para fazer um pagamento por telefone.” Indicando um prazo não só reitera o senso de urgência para o leitor, mas também lhe dá um prazo para quando você pode esperar o pagamento e permite que você considere o que fazer se o pagamento não é processado dentro dessa janela.

Se houver quaisquer consequências para um novo atraso no pagamento, indicá-las no fechamento da carta. Uma consequência comum é o início de uma acção judicial formal para recuperar o montante em tribunal. Outras consequências podem ser elevando a disputa mais acima na organização ou parar serviços. Se a letra é um aviso final, usar uma declaração como “Este é o último aviso que você receberá. Se não receber o pagamento integral no prazo de 10 dias a partir da data desta carta, vamos buscar todos os recursos legais disponíveis para recuperar esta dívida “.