Como escrever uma carta de cobrança

Escrevendo cartas de cobrança para clientes não-pagantes é uma tarefa inevitável de cada proprietário do negócio. Para aumentar suas chances de ser pago o que você está em dívida, criar uma política de pagamento detalhada antes da emissão de crédito e uso tato e profissionalismo ao tentar recolher sobre contas vencidas.

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Antes de permitir que um cliente ou cliente para adiar o pagamento, pagar a crédito ou pagar após a entrega de produtos ou serviços, desenvolver uma política de pagamento que descreve seus termos. Isto deve incluir detalhes sobre quando você considera um pagamento em atraso, tais como 10 dias ou 30 dias depois de uma factura é emitida. Ele também deve incluir detalhes sobre o que vai acontecer se não pagamento continua, tais como a emissão de multas e taxas atrasadas, interrompendo os serviços ou tomar medidas legais.

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Consulte o seu acordo contratual com o cliente na elaboração de sua carta de cobrança. Referência a ordem, o número da fatura, a data da citação ou de compra e a data do pagamento original era devido. Se houve tentativas anteriores para coletar, mencionar aqueles também, e dar ao cliente um total que inclui penalidades. Por exemplo, “Seu pedido de 1.000 garrafas de água foi entregue em 1 de Outubro e uma factura por US $ 250 foi emitido via e-mail 03 de outubro com uma data de pagamento de novembro 3. A sua conta é agora de 30 dias em atraso e sua conta foi avaliada a taxa de $ 25, tornando o seu saldo devedor $ 275, pago imediatamente.”

Enquanto alguns clientes não pagam podem ser esquivando suas contas, outros podem ter esquecido sua data de pagamento ou ter problemas de fluxo de caixa graves. Dê aos clientes o benefício da dúvida ao escrever cartas de cobrança para evitar colocá-los na defensiva. Por exemplo, “Nós entendemos circunstâncias imprevistas podem surgir e estamos comprometidos a trabalhar com você para resolver esta questão.” Esta abordagem não insultar o cliente, mas deixa claro que o pagamento deve ser feito independentemente das circunstâncias.

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Anexar à sua coleção carta cópias das facturas emitidas anteriormente, correspondência passado sobre a questão, uma cópia de qualquer contrato assinado ou acordo escrito e trechos de sua política de pagamento. Se você está disposto a negociar sobre o saldo ou fazer pagamentos parciais, delinear os termos específicos de sua oferta. Fornecer um número para ligar se o cliente tiver perguntas e incluir um envelope pré-pago e auto-endereçado para facilitar o pagamento.

Se repetidas tentativas para cobrar contas em atraso não revelar-se útil, você pode optar por ter um advogado enviar a carta de cobrança em seu nome. Seu advogado pode recomendar ameaças de corte de pequenas causas, um encaminhamento para uma agência de cobrança, relatórios de crédito ou outras ações legais. Pesar o custo-benefício do que seria necessário para cultivar os seus esforços de cobrança a um profissional legal versus a quantidade que você pode potencialmente cobrar do seu cliente. Por exemplo, usando um advogado para escrever uma carta de cobrança para uma conta de US $ 50 pode não ser rentável, mas empregando ajuda profissional para a coleta em uma conta de US $ 10.000 quase certamente valer a pena a despesa.