Como configurar uma reunião Orçamento

reuniões de orçamento são importantes porque permitem que você apresente para o seu chefe ou superiores, onde o projeto está em termos de seu orçamento. Na reunião você pode discutir possíveis aumentos ou diminuições ao seu orçamento alocado e sugerir maneiras de reduzir os custos para manter seu orçamento na pista. reuniões de orçamento também permitem que você para pleitear seu caso para mais financiamento para seu projeto ou trabalho. reuniões orçamento global determinar como um departamento ou a empresa está fazendo financeiramente, e definir metas e limites para controlar o dinheiro e permanecer rentável. É relativamente fácil de configurar uma reunião orçamento.

Coisas que você precisa

Determinar quem deve participar da reunião orçamento. Normalmente, você deve convidá-CFO da empresa, vice-presidente de finanças ou outra pessoa da equipe de gestão da empresa que está a cargo das finanças. Se você trabalha para uma grande empresa, convidar a pessoa em seu escritório que administra o dinheiro, como um controlador ou o gerente do departamento de contabilidade. Você também deve convidar seu chefe, o gerente de projeto e quaisquer outros altos funcionários ligados ao seu projecto ou departamento.

Verifique os horários de todos que você está convidando para a reunião. Procurar vagas comuns quando todo mundo está programado para ser na cidade e no escritório. Algumas ferramentas de escritório, como o Microsoft Outlook, permitem visualizar horários e disponibilidade de outros colegas de trabalho. Se você não pode acessar agendas de todos, pedir aos seus assistentes ou os próprios indivíduos que a sua disponibilidade futura parece.

Escolha uma duração para a reunião, como 30 ou 60 minutos. Permitir tempo suficiente para apresentar as informações de orçamento e deixar espaço para perguntas e tempo de discussão. Se você acha que irá demorar uma hora para apresentar as informações de orçamento, escolher uma duração de 90 minutos para permitir o tempo extra.

Escolha um dia e hora para a reunião com base em quando todos estão disponíveis e a duração da reunião. Se a reunião vai durar 90 minutos, escolha o primeiro slot de tempo de 90 minutos, quando todo mundo está disponível.

Enviar uma notificação de pedido de reunião por e-mail, e pedir que todos os destinatários responderem para indicar se aceitam o pedido de reunião ou são incapazes de fazê-lo. Ou, defina a reunião da maneira old-fashioned em reserva-lo em pessoa ou por meio de assistente do participante. Quando você solicitar a qualquer reunião em pessoa ou por e-mail, fornecer rapidamente uma visão geral de alto nível da agenda da reunião: cortes no orçamento, relatórios financeiros, status do orçamento e assim por diante.

Reagendar a reunião se as pessoas que precisam estar lá são incapazes de atender. Escolha o próximo slot disponível quando os supervisores financeiros e outras pessoas necessárias estão disponíveis para a duração prevista da reunião.

Lembrar a todos os participantes sobre a próxima reunião essa semana ou naquela manhã. Se você enviou o pedido de reunião por e-mail, o software pode lembrar automaticamente os participantes com uma notificação eletrônica.