Como usar o MS Outlook para Purchase Order Aprovação

Vá para o “Compra e Venda Order” página modelos do Microsoft Office e escolha um modelo. Tenha certeza que você pode abrir, editar e salvar o modelo em um programa em seu computador. Criar modelos usando o Microsoft Excel, Microsoft Word ou outro programa aplicável.

Selecione “Open” quando você clica no botão “Download” para o seu modelo selecionado para abrir o modelo no programa designado. Personalizar o modelo para atender às suas necessidades e salve-o em seu computador.

Criar e salvar seu próprio modelo personalizado, se você não gosta de qualquer um dos modelos disponíveis na Microsoft. Se necessário, você pode usar os modelos da Microsoft como um guia.

Criar um “novo documento” com base no seu modelo usando o menu do programa. Usando um atalho não irá fornecer acesso a modelos. Preencha o seu documento e salve-o em seu computador.

Use um programa financeiro para enviar uma ordem de compra, se é assim que você criar suas ordens de compra. Alguns programas financeiros como QuickBooks tem integração com o Microsoft Outlook, você pode enviar uma ordem de compra para aprovação diretamente do programa.

ordens de compra de exportação de software financeiro sem integração com o Microsoft Outlook usando o formato de planilha ou palavra, se possível. Se isso não for possível, imprima a ordem de compra concluída como um documento PDF e salvar que para o seu computador.

Abra o Microsoft Outlook e clique no botão “Novo” no canto superior esquerdo para abrir uma nova mensagem.

Vá para a aba “Inserir”. Clique em “Anexar arquivo” e navegue até a ordem de compra para selecioná-lo. Clique no botão “Inserir” para anexá-lo ao e-mail.

Defina o tamanho da fonte para 14 e a cor da fonte para preto. Digite “Tenho revisto e aprovado o pedido de compra anexado :.” Iniciar uma nova linha.

Defina o tamanho da fonte para 11 e a cor da fonte para cinza. Digite “Rever a ordem de compra em anexo e responder a este e-mail. Digite abaixo "Y- [seu nome]" para aprovar a ordem de compra ou "N- [seu nome]" para rejeitar a ordem de compra. Nota: A resposta deve vir a partir da conta de e-mail para o qual foi enviado.

Ir quatro linhas e definir o tamanho da fonte para 14 e a cor da fonte para preto. Digite “[] Eu não estou autorizado a aprovar este pedido de compra.” Iniciar uma nova linha.

Defina o tamanho da fonte para 11 e a cor da fonte para cinza. Digite “Responder ao remetente. Coloque um X no campo acima se você não está autorizado a aprovar este pedido de compra e se você sabe quem é, incluir o nome, por exemplo,. [X - Bill Smith]”