Procedimentos de Contabilidade de pagamento

Processamento de pagamentos de clientes é uma das funções de contabilidade mais importantes para qualquer negócio. O fluxo de caixa é necessário para sustentar as operações, por isso as empresas precisam de um conjunto detalhado de procedimentos para lidar com contas a receber coleções de modo a assegurar depósito apropriado para a conta bancária da empresa e postar na conta do cliente.

Todos os pagamentos de clientes deve ser depositado diariamente. Se fazer depósitos diários não é viável, você ainda deve preparar um depósito diária, a fim de garantir que o cliente recebe crédito a data exata que você recebeu o cheque de. Faça uma cópia de todos os cheques recebidos e data-stamp as cópias com a data real recebidos. Identificar cada cheque no comprovante de depósito por nome ou conta último número do cliente. Bloquear depósitos preparados em uma área segura, de preferência um seguro, até que você possa fazer o depósito.

Depois de fazer o depósito no banco, postar os pagamentos para as contas de clientes em seu software de contabilidade. Não publique os pagamentos para as contas dos clientes antes do depósito é postado no banco, ou a conta de caixa refletirá o dinheiro que não está disponível para uso e pode acidentalmente se tornar descoberto. Usando a cópia dos cheques, olhar para cima cada conta do cliente e verificar o nome e endereço contra o cheque do cliente para garantir que você acessou a conta correta. Uma vez verificado, postar o pagamento na conta do cliente. Certifique-se de retroagir a data de postagem no sistema para a data real recebido. Pagamentos postadas após a data de recebimento pode resultar em encargos moratórios avaliadas em erro.

Continue postando os pagamentos dos clientes até que tenha concluído todos os pagamentos recebidos por esse depósito. Imprimir o relatório de postagem e certifique-se o montante total dos pagamentos postou é igual à quantidade total do depósito bancário. Se você tem mais de um depósito para postar, publicá-las uma de cada vez, com diferentes identificações de depósito a fim de fazer conciliar o pagamento para o depósito escorregar um processo simples.

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Manter um arquivo de todas as cópias de pagamentos recebidos. Cópias são importantes para a pesquisa de pagamentos mal aplicado e como backup para auditorias. cópias de arquivos com base na data em que o cheque foi recebido, o que é o mesmo que a data de postagem sistema de contabilidade, para tornar a investigação mais eficiente.

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A maioria das empresas avaliar encargos finais para contas que estão inadimplentes para além de uma certa data. Se o seu sistema de contabilidade lança automaticamente encargos atrasados, então rever a postagem carga atrasada para a exatidão. Se o seu sistema requer um lançamento manual de encargos atrasados, postar os encargos sobre a data pretendida. Depois de encargos moratórios são afixados, executar contas de clientes declarações para todas as contas em atraso e enviar uma cópia ao cliente para lembrá-lo do saldo devedor e informá-lo da taxa de atraso avaliada.