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Quais são os deveres de um secretário confidencial?

A secretária particular fornece uma variedade de apoio de secretariado, administrativo e de escritório para seu supervisor ou o presidente executivo de uma corporação. Ela atua na capacidade confidencial ao presidente, bem como as responsabilidades que lhe foram dadas geralmente são ditadas e são complexas em comparação com as tarefas de secretariado nível inferior. conhecimento profundo da terminologia escritório, boa fluência em Inglês, precisão e bom senso são algumas das habilidades de uma secretária particular é obrigado a ter.

Gabinete de Apoio



  • A secretária particular é responsável pela realização de tarefas especialmente atribuídos. Ele fornece responsabilidades de secretariado e administrativo no escritório. Ao participar de reuniões que leva os minutos e transcreve documentos legais. Ele também tipos confidenciais relatórios, anúncios e contratos. Ele lida com chamadas confidenciais e compõe letras que exigem assinaturas oficiais. Ele faz planos de viagem para o diretor executivo presidente ou empresa e gerencia sua agenda. Além disso, ele se comunica com outros partidos em nome de seu empregador por meio de e-mails, cartas e telefone.

Habilidades técnicas

  • Ela está envolvida na aquisição e operação do equipamento de escritório necessário e materiais, tais como copiadoras, impressoras e aparelhos de fax. Ela auxilia e administra projetos executivos e garante previsto objetivos do projeto e os objetivos sejam alcançados. Ela garante que ela entende questões atuais na indústria que funciona em modo a se tornar uma pessoa de recursos técnicos. Ela também escreve relatórios regulares, como relatórios financeiros.

Pesquisa



  • A secretária particular recolhe informações e dados necessários para a escrita bem sucedida de relatórios. Ele também mantém e códigos de arquivos confidenciais da empresa. Esses arquivos são organizados e gravados por ordem numérica ou cronológica. Ele também revisa esses registros de pesquisa nd outros documentos para garantir rigor e cumprimento das políticas e regulamentos. Ele também compila dados para diversos fins, como requisitos legais ou financeiros.

Relações profissionais



  • A secretária particular é responsável por projetos que requerem a conclusão em tempo hábil e é necessário ter a capacidade de viajar onde os projetos estão situados. Ela promove relações de trabalho com os atores do projeto, grupos intergovernamentais e organizações comunitárias. Outra tarefa que ela realiza é para participar de reuniões e fóruns e preparar salas de conferências. Uma de suas tarefas de escritório é treinar pessoal administrativo que estão em um nível inferior.

Avaliação e Monitoramento

  • A secretária particular realiza avaliações em várias situações e fornece conselhos sobre a ação apropriada a ser tomada. Ele coordena programas e atividades para garantir que equipamentos e serviços são fornecidos em tempo para evitar atrasos. Além disso, ele audita essas atividades do programa para garantir que eles estão sendo realizadas em conformidade com as regras e regulamentos estabelecidos para baixo.
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