Mesa Redonda Protocolo Meeting

Enviar um breve período de dois a revisão de três parágrafos dos tópicos que você pretende discutir durante a mesa-redonda. Você pode anexar a agenda para o seu convite, para que os hóspedes possam preparar formas de contribuir para a reunião. No convite, incluir a data, hora, local e quaisquer considerações, tais como o piso a reunião será realizada no dia e se lanches ou uma refeição vai acompanhar a discussão. Deixe os participantes sabem quanto tempo a mesa redonda vai durar, e mantenha apertado para sua estrutura de tempo programado. Limitar a sua participação a um máximo de 30.

Apresente todos os participantes no início da reunião, inclusive você mesmo. Certifique-se de que você sabe como se pronuncia o nome de cada pessoa corretamente e ter uma breve descrição do papel que eles desempenham na mesa redonda. Pode-se dizer, "À minha direita é Tom Jones, diretor do programa Head Start. Ele estará compartilhando maneiras de ajudar as crianças a se interessar pela leitura." Ou, "Do outro lado de mim é Linda Lewis, o bibliotecário na biblioteca pública, e ela está animado para ouvir suas idéias sobre programas de leitura de verão."

Fale com os apresentadores, chefes de departamento e alto-falantes especiais de vários dias ou semanas antes da reunião mesa redonda para que cada pessoa sabe o que temas que ele deve cobrir. Instrua os apresentadores de abrir a mesa para discussão e feedback, assim que a reunião não se sente como uma série de palestras. Pergunte alto-falantes para limitar as suas apresentações para dois a cinco minutos então não há tempo suficiente para o diálogo. Como anfitrião, você pode reafirmar o que um apresentador diz, resumir ideias ou fazer perguntas para estimular a conversa. Um dos protocolos mais importantes para uma mesa redonda é promover a comunicação saudável e interativa. Nenhuma pessoa deve dominar a discussão.

Debater é um componente aceitável de mesas redondas, mas os participantes devem ser respeitoso, educado e atencioso com os pontos de vista de cada um. Como anfitrião, você pode desviar a discussão para outro tema, se o diálogo fica aquecido ou despenca em um barranco. É sua responsabilidade para moderar a discussão, então você pode ter que interromper educadamente e ajudar o novo foco do grupo sobre as questões mais prementes ou preocupações. Ou, pode ser necessário para reduzir o limite de tempo para dois a três minutos se os participantes ou apresentadores ficar muito prolixo.