Como se preparar para uma reunião de projeto

Convidar as pessoas adequadas para a reunião do projecto. Determinar os objetivos que você precisa para realizar na reunião com base nos convidados. Se a reunião com os membros da equipe de projeto, você pode definir metas de obtenção de atualizações de status, resolver questões internas e com os membros da equipe compartilhar informações entre si sobre o projeto. Se a reunião com os interessados ​​no projeto, executivos e clientes, seu objetivo é fornecer atualizações gerais marco e responder a perguntas.

Solicitar temas da agenda dos convidados vários dias antes da reunião. Em vez de se esquivar uma bola curva de surpresa na reunião, pedir perguntas e tópicos de discussão daqueles ligados ao projeto. Isto irá permitir-lhe tempo para se preparar e convidar outras pessoas que podem apoiá-lo na reunião. Antecipar o que os convidados vão querer ouvir e discutir sobre o projeto. Por exemplo, se você sabe que os clientes querem discutir materiais de marketing, obter atualizações de seu departamento de comunicação e convidar um representante para a reunião.

Criar uma agenda formal reunião do projecto. Liste os detalhes da reunião, como um nome de reunião, data, hora, local e número de chamada de conferência no topo da página. temas da agenda lista, como status de projeto Grandes Marcos estado das áreas de negócios funcionais, tais como TI, marketing, projeto departments- relevante legal e outras orçamento- próxima etapas- e quaisquer temas sugeridos a você por outros.

Enviar todos os convidados um convite reunião eletrônico e agenda. Incluir um plano de projecto ou do relatório de status para acompanhar a sua discussão sobre o status e linha do tempo. Enviar o convite o mais cedo possível e acompanhar com a agenda e anexos, pelo menos um a dois dias antes da reunião. Isso permitirá que seus convidados para analisar os documentos e preparar com antecedência.

Verifique no atendimento de logística, tais como reservas de conferências e organização da sala vários dias de antecedência da sua reunião. Teste o seu número e reuniões web conference call logins, conforme o caso, para garantir que eles estão funcionando e são de fácil acesso. À medida que os participantes são propensos a trabalhar em várias tarefas, você não quer desperdiçar o tempo de ninguém com números de telefone com defeito e links da web.