Como criar um sistema de arquivamento Flawless

Imagine puxando para fora uma gaveta e lançando sem esforço para o desejado
arquivo em poucos segundos. Apenas uma fantasia? Ele não tem que ser. Uma vez que você
ter um sistema de trabalho no local, o armário dos seus sonhos é
ao seu alcance.

Decidir sobre um sistema de categorização e etiquetagem. A melhor maneira de começar este é classificar as pilhas de papel em sua mesa em Grupos- um padrão surgirão em breve.
Nomear suas pastas de arquivo com substantivos. Escolha os que primeiro surgem em sua mente quando você precisa do material. Se você acha que "Coisas de fundo" em vez de "Materials Research", em seguida, usar o título mais informal. Você vai encontrar o arquivo facilmente mais tarde.
documentos de arquivo prontamente. Se você absolutamente não pode ter o tempo para apresentar um papel imediatamente, no mínimo rabiscar um nome de arquivo nele. Isto irá acelerar depois triagem e arquivamento.
Escreva a data (mês e ano) você iniciar um arquivo em seu rótulo. Isto diz-lhe quanto tempo você teve-o e torna mais fácil de limpar depois. Se o arquivo fica muito gordo, basta abrir um segundo com o mesmo nome mas uma nova data, para que você não acabar com arquivos estofadas longo prazo.
Localize importante material rapidamente por certas pastas de arquivo de codificação de cores. Isso funciona melhor se você reservar duas ou três cores para tipos de arquivos específicos: talvez vermelho para "Crise Pendente," verde para "Arranjos de Viagem" e preto para "mais irritante do cliente." Mais de três cores tornam-se muito difíceis de lembrar, que derrota o propósito.
Mantenha seus arquivos mais frequentemente consultados em suas gavetas de arquivo mesa ou em um suporte de arquivo de rolamento que se encaixa sob a mesa ou próximo a ela.
Dedique parte do seu espaço de arquivo-armário privilegiada para um arquivo tickler - um arquivo de acordeão com slots diários e mensais numeradas. Utilizar as faixas horárias diárias para arquivar papéis relacionados a datas para o mês atual, e colocar material de maior alcance em seção do mês apropriado. Veja 10 Configurar um sistema de lembrete.

Purgar seus arquivos atuais, vigorosamente e sem piedade. Limitar os arquivos ativos a duas gavetas. Se você começar de olho em uma terceira gaveta, considerá-lo um sinal de que você precisa para passar os dois principais de novo e mover mais material para arquivos - ou a lata de lixo.

Estabelecer um cronograma purga para arquivos arquivados. Coloque papéis que você está incerto sobre descarte em uma caixa e, em seguida, escolher uma data para fazer uma final, a decisão não é decisivo-back sobre eles. Marque no seu calendário com data de assinatura do caixa. Quando esse dia chegar, dar o conteúdo mais uma olhada e depois descartá-las.

dicas avisos

Armazenar algumas pastas vazias na frente de sua gaveta de arquivo mais acessível para criar um novo arquivo é fácil.
Armazenar registros financeiros de anos anteriores em caixas de armazenamento rotulados por ano. Verifique com o IRS e os departamentos jurídicos e de contabilidade de sua empresa de quanto tempo você precisa para manter estes. Quando o limite de tempo é para cima, alimentam os conteúdos para o triturador.
Banir o conceito de um arquivo diverso de sua vida. Se algo vale a pena colocar em uma pasta de arquivo, vale a pena colocar em uma pasta que tem um rótulo específico.

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