Como criar um sistema de numeração para Políticas e Procedimentos

Um sistema de numeração para as políticas e procedimentos auxilia os usuários a navegar através de um manual de papel ou baseado online. Um sistema padronizado tanto prevê organização lógica e garante um usuário pode encontrar informações sem ter que varrer todas as páginas e indo. organização departamental e um sistema de numeração numérico ou alfanumérico são maneiras simples, mas eficazes para se certificar de que uma política ou procedimento só pode ter uma possível localização no manual.

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Organizar as políticas alfabeticamente, incluindo cada um como um capítulo específico, e o número de cada capítulo usando um número de composto, tal como 1,0 e 2,0. Por exemplo, se a política do departamento de recursos humanos ocupa capítulo cinco, use “5.0 - Recursos Humanos”, como o título do capítulo. Número das páginas de cada capítulo em ordem seqüencial, não em ordem sequencial desde o início até o fim do manual.

Criar números para procedimentos anexando números de capítulo. Por exemplo, se “5.0 - Recursos Humanos” inclui seis procedimentos, número estes 5,1-5,6, e incluir o nome de cada procedimento. Usar o recuo, letras minúsculas e minúsculas numerais romanos para identificar os passos e sub-passos dentro de cada procedimento. Por exemplo, se os procedimentos de terminação ocupam posição 5,2, usar as letras “a, b e c” para identificar os passos em que encerra um empregado. Se qualquer um destes passos incluir sub-passos, identificar estes usando minúsculas numerais romanos, tais como, “i, ii, iii.”

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Apesar de um bom sistema de numeração permite revisões, não é totalmente à prova de falhas em relação às adições. Se for possível, montar o manual e criar o sistema de numeração somente depois que você terminar de criar todas as políticas e procedimentos necessários. Caso contrário, você nem precisa adicionar novas políticas no final do manual ou re-número de tudo para manter a ordem alfabética.