Idéias para uma Política & Manual de Procedimentos

Um manual de política e procedimentos é um documento escrito que detalha as regras de uma organização e as formas específicas que devem ser executados. Isto cobre tudo, desde a perspectiva geral da organização para os detalhes de como processar e-mails recebidos. Algumas idéias básicas para um manual de políticas e procedimentos fará um manual mais útil para os funcionários.

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Antes de escrever um manual formal para uma organização, você deve receber feedback de todos os diferentes departamentos sobre sua política e procedimento. Mesmo se não há um manual de políticas e procedimentos formais, os departamentos provavelmente tem sua política informal própria, memorandos e guias espalhados. Um manual de política e procedimentos, a menos que ele está sendo escrito para um novo negócio ou organização, deve levar em consideração a forma como o departamento já é executado. Apresentando completamente nova política e procedimentos poderiam potencialmente abrandar produções por causa da curva de aprendizagem. Em vez disso, pense no manual de política e procedimento como um lugar para consolidar todas as políticas e procedimentos informais em um só lugar para evitar confusão.

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No entanto, esta não é uma regra absoluta. Uma das vantagens de escrever um manual de política e procedimento é que ele dá-lhe a oportunidade de rever a eficácia do trabalho de uma organização. Ao escrever o manual, converse com gestores e colaboradores nos diferentes departamentos para ver se alguma das políticas e procedimentos que atualmente trabalham com são complicados, difíceis ou inconsistente. Se assim for, você pode querer realizar uma reunião para discutir formas mais eficientes de trabalhar antes de completar o manual.

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As políticas incluem regras gerais que descrevem o que pode ou não pode ser feito, e isso varia de filosófica para o específico. Por exemplo, uma política pode ser “que são amigos do ambiente”, ou “enviar todos os pedidos de admissão para o Departamento de Admissões.” Procedimentos descrever os processos passo-a-passo para levar a cabo uma política. Ao criar um manual de políticas e procedimentos, diferenciar entre os dois, fazendo os títulos políticas e os procedimentos de cada subtítulos políticas ou listas. Isso permitirá que o manual seja rapidamente navegado por funcionários que desejam encontrar informações específicas sobre como a política deve ser realizada.

Ao escrever um manual de políticas e procedimentos, você pode ter de rever com frequência o seu trabalho para cortar qualquer jargão, frases complexas e instruções vagas. Tente manter frases para 15 palavras ou menos. Evite run-ons ou frases que poderiam ser interpretadas em mais de uma maneira. Em vez de dar instruções, como “processo de todas as facturas e enviar um formulário para o gerente,” descrevem os procedimentos para o processamento de facturas e fornecer o nome do formulário específico para enviar para o gerente.

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Você pode desejar ter um ou mais funcionários rever o manual de políticas e procedimentos para verificar se há peças que têm dificuldade em compreender.

Um manual de política e procedimentos é um documento vivo. Para mantê-lo útil, revisar e atualizá-lo regularmente, se necessário. Realizar uma reunião uma vez por ano para ver se as alterações precisam ser feitas para o manual de políticas e procedimentos. Isso inclui novas maneiras de fazer o trabalho, reformulação difícil ou confuso parágrafos e de brainstorming maneiras de tornar o manual mais útil, como pela adição de mais informações ou código de cores diferentes capítulos.

Evite colocar o tempo informações confidenciais, como nomes de contatos, números de telefone dos indivíduos e URLs de sites na política. Em vez de se referir a pessoas específicas ou títulos no manual, referem-se a nomes de departamento. Isso ajudará a garantir que a política e manual de procedimentos permanece relevante por mais tempo.