Como escrever um relatório de chamadas

Mulher de negócio no telefone (Image: Szepy / iStock / Getty Images)

Um relatório de chamadas é um aspecto importante da gestão de negócio bem sucedido. Vendedores e outros profissionais usar relatórios de chamadas para gravar os detalhes de todos os telefonemas que fazem, bem como visitas a potenciais e existentes clientes. relatórios de chamada normalmente incluem o que foi discutido, o resultado da conversa e qualquer outra informação relevante. Estes relatórios são então submetidos aos supervisores e são usados para manter um registro de contatos com clientes. Eles também podem dar supervisores valioso feedback sobre o desempenho do trabalho de um empregado.

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Comece documentando que você estava falando. Incluir informações detalhadas sobre esta pessoa. Pode ser um cliente, cliente ou potencial cliente de retorno. O relatório de chamada deve incluir o nome da pessoa, cargo, empresa, informações de contato e quaisquer outras características definidoras. Um exemplo característico pode ser que esta pessoa está acima para uma promoção que lhe daria mais poder dentro da empresa.

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Incluir no relatório se você falou com mais ninguém durante a chamada ou visita. Você pode ter falado com uma recepcionista ou assistente, ou outra pessoa da empresa pode ter sentado na chamada de vendas. Não deixe de incluir informações relevantes sobre o terceiro, tal como se ela tem a capacidade de tomar uma decisão sobre se a empresa compra de você.

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Anote a finalidade da chamada, e se era pessoalmente ou no telefone. Você pode ter tentado fazer uma venda, obter informações ou apenas apanhar com um cliente existente. Detalhando a finalidade da chamada é importante porque você e seu supervisor terá de analisar se deve ou não a chamada foi bem sucedida.

Dê sua opinião sobre o sucesso da chamada para o relatório de chamadas. O sucesso é geralmente determinada pelo resultado. Por exemplo, se o resultado final foi uma venda, a chamada era mais provável sucesso. No entanto, o sucesso nem sempre é preto ou branco. Você pode ter tentado fazer um contato com um potencial novo cliente. Portanto, se você fosse capaz de falar com essa pessoa, a chamada foi bem sucedida, independentemente de haver ou não uma venda foi fechada.

Incluir qualquer outra informação que você acredite foi relevante no relatório de chamada. O olhar ea sensação do escritório ou o humor da pessoa que você estava falando com tudo poderia ser potencialmente relevantes para o resultado final da chamada ou visita. Além disso, tais informações podem ditar como você aborda a entrar em contato com essa pessoa no futuro. Por exemplo, se um cliente potencial parecia ficar irritado por sua abordagem de vendas, seu supervisor pode sugerir que outro vendedor em seu escritório com uma tentativa de abordagem de vendas diferente entrar em contato com essa pessoa em particular no futuro.

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