Como se preparar facturas comerciais

A preparação adequada de facturas comerciais torna mais provável o seu negócio será pago por seus produtos ou serviços no tempo. Uma abordagem completa para o faturamento também pode ajudá-lo a manter registros melhores e manter seu orçamento na pista.

Criar um modelo de fatura comercial que inclui categorias para todas as informações relevantes. A forma de preenchimento deve incluir papel timbrado da sua empresa ou logotipo e informações de contato, incluindo números de telefone e fax, e-mail e site endereços. Incluir pontos para preencher a data da ordem e da data da factura, nome ou número de código de um vendedor e de seu contratante número de licença ou imposto de ID, se for o caso. Criar colunas que permitem que você preencha quantidades, descrições e preços para os itens vendidos e um item de linha para a adição de impostos sobre vendas e calcular um total. Deixe um espaço para anotações.

Quando discriminando os serviços ou itens vendidos, seja específico. Incluir números de peça, códigos de referência ou descrições que tornam mais claro para você e seu comprador que a fatura está referenciando. Quebrar trabalho por hora, e incluem descrições de serviços prestados. Isso ajuda você a acompanhar estoque e trabalho do produto e permite que o cliente para ver uma lista detalhada do que ele está sendo cobrado. No caso de uma disputa, a factura pode esclarecer mal-entendidos e ajudar a evitar atrasos nos pagamentos. Se um número de ordem de compra ou código de autorização do comprador foi envolvido na transação, incluir este também.

Criar uma versão eletrônica de sua fatura comercial para fazer os processos de faturamento mais rápido e eficiente. Facturas que são eletronicamente gerados e enviados por e-mail também pode ser efetivamente monitorados, especialmente se você pedir um “recibo de leitura” para controlar quando o destinatário recebeu e abriu o documento. Isso evita potenciais reivindicações de uma factura se perder no correio. Se você emitir facturas em papel, incluir um envelope com porte pago para incentivar o pronto pagamento.

Nota sobre a factura quando o pagamento é devido, e lista de multas ou encargos para pagamentos em atraso. Incluir as instruções de como a factura pode ser pago, como as opções online, cheque empresarial, cheque próprio, ordem de pagamento ou cartão de crédito corporativo. Fornecer o número direto para o seu departamento de contabilidade no caso de um cliente quer fazer um pagamento sob a forma de uma transferência bancária ou cartão de débito por telefone.