Reconciliações bancárias e Segregação de funções

A fim de evitar perdas decorrentes de peculato empregado e fraude, as entidades de negócios devem proteger-se por ter certeza que seus controles internos e procedimentos estão em conformidade com as melhores práticas para a preparação das reconciliações bancárias. Estas práticas devem garantir que nenhuma pessoa ou grupo tem o controle completo sobre a preparação e posterior aprovação do mesmo conciliação bancária. reconciliações bancárias comparar os registros de um negócio com os livros do seu banco.

O procedimento de conciliação bancária deve ser projetado para detectar, analisar e corrigir quaisquer diferenças que surjam entre os livros de caixa de uma empresa e os extractos de conta fornecidas pelo seu banco. A reconciliação deve ser preparado o mais cedo possível, a fim de fazer rapidamente quaisquer adaptações dos livros da empresa ou banco. Para fins de controle, o preparador deve ser uma pessoa diferente do aprovador, mas ambos os indivíduos devem assinar e datar a reconciliação, a fim de validar a existência dos itens abertos.

Se funções entre a elaboração e aprovação de reconciliações bancárias não são segregados, os riscos de perdas financeiras são grandemente intensificada. Por exemplo, um funcionário que prepara e aprova a reconciliação bancária da empresa poderia escrever-se uma verificação e aprovar a postagem do cheque ao extrato bancário da empresa sem revisão adicional. Por outro lado, se houver um revisor independente, o empregado não seria capaz de esconder o desvio de fundos.

A Lei Sarbanes-Oxley de 2002 estabeleceu procedimentos formais de governança corporativa, incluindo o tipo de controles internos necessários para a custódia financeira de entidades empresariais. Estes controles internos exigem a segregação de funções para a gravação ou a comunicação de operações contra a aprovação e autorização das mesmas operações. Isso ajuda a evitar a ocultação de erros e fraudes durante o curso normal dos negócios e se aplica a reconciliações bancárias, bem como outras contas de atividades de alto nível, tais como contas a receber ea pagar. Por exemplo, a pessoa que é responsável por contas a pagar não deve ser capaz de escrever cheques para fornecedores e reconciliar as contas de livros a serem pagos com o direito de aprovar a reconciliação.

Os auditores internos, externos e regulamentares de entidades empresariais são obrigados a realizar exames regulares e anuais de livros da empresa. A este respeito, os controles internos são verificados quanto à conformidade com as melhores práticas e Sarbanes-Oxley. Os livros de caixa da empresa deve ser reconciliado com os extratos bancários de acordo com a segregação de funções conceito que exige uma preparação separada e revisão do processo de reconciliação bancária. O não cumprimento destas garantias resulta em pareceres de auditoria desfavoráveis ​​e as sanções regulamentares.