Exemplos de Controles Internos

os controles internos são políticas e procedimentos empresas utilizam para ajudar a evitar erros e fraudes, que podem incluir roubo, peculato, favoritismo ou erros de matemática em documentos financeiros. Você não precisa ser um contador público ou ter um grau de finanças para instituir controles internos votos em seu negócio ou definir políticas para os seus funcionários a seguir.

Um dos controles internos mais comuns para as pequenas empresas é a exigência de que os controlos ser co-assinado. Isso ajuda a impedir uma pessoa de um cheque para si mesmo ou aprovar um pagamento impróprio. Se o seu negócio escreve muitas verificações cada mês, você pode instituir uma política que requer apenas duas assinaturas nos cheques que são mais do que uma certa quantidade de dólar, como o $ 500. Certifique-se de ter um cartão de assinatura em seu banco com as assinaturas de apoiadores autorizados. Isso permite que o banco para verificar as assinaturas antes de pagar qualquer cheque.

Muitas empresas gravar todos os seus pagamentos e recebimentos em uma contabilidade geral, que é um registo das transacções financeiras da empresa. As entradas em um livro são baseados em cheques emitidos, os pagamentos e caixa, depósitos eletrônicos ou cartões de crédito pagamentos recebidos. Para ajudar a identificar erros de matemática e entradas fraudulentas, executar uma reconciliação bancária cada mês, comparando o seu extrato bancário para a sua contabilidade geral. Seu extrato bancário irá incluir todos os depósitos feitas ou recebidas eletronicamente e mostrar todos os pagamentos que você fez. Ele também irá incluir todas as taxas bancárias que você paga, o que lhe permite incluir aqueles em sua contabilidade geral.

Para ter certeza de obter o máximo de valor ao fazer compras, criar um controle interno que define as políticas para fazer compras. Isso pode incluir apenas utilizando fornecedores aprovados, exigindo propostas competitivas de empreiteiros ou a realização de uma verificação de preços de vários fornecedores antes de escolher um. Isso pode incluir a exigência de seu gerente de escritório para verificar os preços on-line em várias lojas escritório antes de encomendar material de escritório, móveis ou outros equipamentos.

Criar uma política formal despesas empregado para ajudar a reduzir alta viagem, alojamento, entretenimento e custos de refeição. Se você permitir que os funcionários para reservar sua própria viagem e hospedagem, quando assistir a conferências ou feiras de negócios, eles podem reservar voos e quartos que eles ganharem mais pontos de recompensa, em vez de escolher as reservas de menor custo. Exigir que todas as despesas de viagem ser aprovado por um supervisor com antecedência e que todas as formas de reembolso de despesas incluem recibos.

Ter um comentário compras de terceiros, registros financeiros, folhas de tempo, reembolsos de despesas e outras atividades de negócio podem ajudar a identificar e reduzir erros e fraudes. As auditorias internas permitir que um funcionário ou departamento para rever o trabalho de outro. As auditorias externas trazer um contratante externo ou empresa para rever o trabalho de sua equipe. Isso pode incluir a contratação de um contador público para rever seus livros cada mês ou trimestre. Realizando uma revisão do inventário pode ajudar a detectar se ou não você tem um problema com roubo, por excesso ou quebra.