Controles Internos e Segregação de funções

controles internos fornecer um sistema de freios e contrapesos que trabalham para evitar erros de entrada de dados intencionais ou não, fraude e roubo. Um forte sistema de controlo interno deve garantir que nenhum empregado ou grupo de empregados mantém muito controle ou influência sobre os fluxos de caixa, dados financeiros, inventário e outros ativos de negócios. Segregando deveres tanto quanto você pode é uma das melhores maneiras de proteger seu negócio.

completa segregação de funções separa funções incompatíveis - tarefas ou atividades que proporcionam uma oportunidade para um ou mais funcionários a ambos cometer e esconder erros, fraude ou roubo. O Instituto de Auditores Internos identifica custódia de ativos, autorizações e aprovações, e registo e de comunicação como as três principais categorias de funções incompatíveis. De acordo com a AI, as responsabilidades de fluxo de trabalho deve evitar que qualquer pessoa de ter tanto acesso e responsabilidade pela contabilização de activos financeiros e físicos.

Folha de pagamento e compras são duas áreas que requerem segregação de funções. No departamento de folha de pagamento, impedir que os funcionários fantasmas - alguém gravado no sistema de folha de pagamento, mas que não funciona para você - por ter certeza que a pessoa responsável pela recolha e manter informações pessoais e financeiras dos funcionários também não processo de folha de pagamento. Proteja-se contra compras não autorizadas ou favoritismo fornecedor, separando entrada de pedidos e deveres autorizações.

Segregação de funções pode ajudar a reduzir erros involuntários que afetam sua linha de fundo. Nomeação de um líder da equipe ou supervisor para analisar e comparar as transações de documentação de apoio, tais como comparar cartões de tempo empregado com um relatório de folha de pagamento, é um exemplo comum. Assim como entrada de pedidos e autorizações deveres protege contra os casos de roubo e fraude, separando esses deveres - e que exigem a pessoa com responsabilidades de autorização para totais double-check - também pode reduzir os erros de entrada de dados.

Pequenas empresas com poucos empregados ou com um orçamento apertado contratação nem sempre pode conseguir segregação completa. Neste caso, os controles atenuantes são essenciais. Mesmo que os controles de compensação são "detetive" em vez de preventiva, eles ainda podem fornecer uma garantia razoável que o departamento está o cumprimento dos objectivos de mitigação de risco. Por exemplo, revisando relatórios diários e semanais, rodando regularmente funções, a realização de controlos in loco sem aviso prévio de transações financeiras ou uma contagem de inventário físico anunciou, e programar auditorias internas bi-anual são todos bons controles policiais.