Segregação de caixa de Deveres

segregação de caixa de deveres é uma tática para reduzir o risco de perda de dinheiro acidentais e intencionais por empregados. A pessoa mais provável para roubar dinheiro de uma empresa é um empregado de longo prazo em um ambiente de trabalho que carece de segregação de funções. segregação de caixa de deveres é mais comum em grandes corporações, mas as pequenas empresas também podem se beneficiar de segregação mínima de funções ou ter um gerente completamente supervisionar e revisar os deveres de dinheiro. devida segregação de funções em um negócio de dinheiro requer autorização, custódia, registro e reconciliação.

Autorização é o primeiro passo para a cadeia de custódia. Apenas uma pessoa está autorizada a executar um dever. Por exemplo, uma pessoa pode receber e-mails e cheques, mas ele não deve reter os cheques em sua custódia, gravá-los ou reconciliar a contabilidade em que os cheques foram inseridos. Além disso, ele pode autorizar ou preparar depósitos, mas ele não pode ir ao banco para depositar o dinheiro. Às vezes, em uma empresa de pequeno porte, a pessoa que autoriza o cheque pode reconciliá-lo somente se outro funcionário ou administrador depositado e gravou.

O comprimento de custódia depende do dever. Por exemplo, um caixa lidar com dinheiro para um turno de oito horas na maioria dos casos não deve conciliar sua própria gaveta de dinheiro. Seria aceitável para ela para contar e gravar seus totais de fim de dia, mas um superior deve conciliar os totais para verificar o dinheiro contra recibos. Isso garante que todo o dinheiro é contabilizado e nenhuma está faltando.

A gravação é dever dinheiro que requer um gerente ou funcionário para gravar fisicamente ou eletronicamente um total de dinheiro em livros de contabilidade da empresa. Este dever dinheiro garante uma trilha de papel que segue o dinheiro. Em nosso exemplo anterior, o gerente que reconciliou a gaveta de dinheiro deve obter outro gerente para gravar o dinheiro para depósito ou dinheiro na mão. Quando várias pessoas estão lidando com dinheiro, é essencial para segregar tarefas em toda a cadeia de custódia.

Reconciliação é o último passo na separação das funções de caixa e cadeia de custódia. Ele garante que todos os que lidou com o dinheiro é contabilizado os dinheiro, cheques ou depósitos corretamente. Quando um gerente ou funcionário reconcilia os totais de caixa para o dia ou semana, ele fornece uma oportunidade para a empresa para detectar quaisquer erros em contabilidade ou descobrir o potencial furto interno. A visita deve sempre ter uma pessoa diferente conciliar do que aquele que recebeu, manuseados ou gravado o dinheiro.