Separação de funções incompatíveis em Contabilidade

Quase todos os dias ligamos as notícias e ouvir de peculato e fraude ocorre em grandes e pequenas empresas. Muitas vezes, o gerente fala sobre como ela nunca teria pensado que o empregado teria levado os fundos. Infelizmente, você não pode apenas olhar para um potencial empregado e dizer se ele vai cometer fraudes. No entanto, se você entender como a segregar funções na função de contabilidade, você pode fazer fraude difícil de cometer, fáceis de detectar e manter-se fora do noticiário da noite.

As empresas que completam uma grande proporção das transacções em numerário deve ser cuidadoso para implementar actividades de controlo adequadas ao redor a função de caixa. No mínimo, os funcionários que lidam com dinheiro não devem ser os mesmos funcionários que conta gaveta de dinheiro completas e auditorias. Um controle comum é ter um empregado e gerente contar a gaveta de dinheiro juntos no início do turno de uma caixa e contar a gaveta juntos no final do turno. Muitas caixas registadoras e vendas de sistemas de computação irá preparar um relatório de atividade que irá fornecer o equilíbrio de caixa esperado na gaveta. Para ser capaz de impor esse controle, apenas um funcionário deve usar uma gaveta de dinheiro de cada vez.

Contas a Receber empregados não devem ser envolvidos na abertura de e-mail para o departamento de contas a receber. Tendo outros empregados e-mail aberto e pagamentos madeireiras recebeu reduz drasticamente a chance de que as contas a receber funcionários podem roubar pagamentos do e-mail e cobrir seus rastros por postar ajustes de contas de clientes. A implementação desta controle contábil pode ser simples- quase qualquer empregado é qualificado para abrir mail e pagamentos recebidos log e em pequenas empresas, o processo leva pouco tempo.

Na função de contas a pagar, a capacidade de entrar fornecedores no sistema de pagamento ea capacidade de processar os pagamentos devem ser segregados. contas a pagar pessoal que são dadas acesso a ambas as funções poderiam criar "fornecedores fantasmas" e processar pagamentos para estes vendedores mal intencionados. fornecedores de fantasmas são falsas empresas que existem no sistema de contabilidade com a finalidade de receber os pagamentos que são destinados para a pessoa cometer fraude. A segregação semelhante de tarefas deve existir na função de folha de pagamento, como "funcionários fantasmas" são um análogo de recursos humanos para fornecedores fantasmas.

Um controlo adequado que pode aumentar a separação de funções dificuldades em pequenas empresas é uma revisão extrato bancário. Se proprietário ou gerente da empresa revisa o extrato bancário periodicamente para atividades incomuns, e os funcionários sabem que esta revisão é concluída com freqüência e de forma competente, atividade fraudulenta é dissuadido, e quando ela existe, ele pode ser capturado enquanto o impacto é pequeno.