Como projetar um Sistema de Controle Interno

Analisar cada um dos principais processos em seu negócio: produção, gestão de estoques, contas a receber, contas a pagar, conciliação bancária e qualquer outro processo em que pode ser possível para perpetrar uma fraude por roubo ou ocultação. Coloque nomes ou cargos em cada parte do processo que um indivíduo é responsável. Se você não tem certeza de como um processo funciona, gastar tempo "no campo" e assistir o processo ou fazer perguntas dos responsáveis.

Avaliar cada passo de cada processo por deficiências no controle que permitam uma oportunidade de roubar os bens da empresa. Concentre-se em áreas onde um único indivíduo tem tanto a custódia de ativos e à contabilização para eles. Por exemplo, se um funcionário tem o controle sobre o registo de dinheiro e também é responsável por reconciliar-lo no final da noite, o empregado tem a oportunidade de roubar dinheiro e escondê-lo por falsificar a reconciliação. Outro exemplo é ter uma única empregado responsável por abrir o correio de entrada e também ser responsável pela gravação das contas a receber controlos que chegam no correio.

Alterar os procedimentos para aquelas áreas onde você avaliou os controles internos fracos. Separar a função de custódia da função de relatório sempre que possível. Enquanto você não pode ter funcionários suficientes para ter pessoas diferentes fazer cada trabalho, funções alternativas entre os funcionários você tem que segregar funções incompatíveis sempre que possível.

Documentar os novos procedimentos completamente e familiarizar os funcionários com eles. Solicitar o feedback dos funcionários quanto à forma eficiente os novos procedimentos. É importante certificar-se de que os procedimentos de fazer sentido a partir de um negócio e ponto de vista operacional e não apenas como um controle. Ajuste os procedimentos de acordo com o feedback, mas tenha sempre em mente o objetivo dos controles.

Implementar uma política de férias obrigatório, se você não tiver feito isso. A maioria dos problemas crônicos-roubo em empresas estão autorizadas a continuar porque ninguém nunca executa as funções do ladrão. Quando os funcionários ladrões são forçados a tirar férias e alguém preenche para eles, eles não podem continuar escondendo o crime. Esta política pode impedir o roubo, bem como descobrir isso se não acontecer.