Como escrever uma Carta de Contingência

Uma carta de contingência inclui os planos e procedimentos de um departamento de negócios se seguirão, se algo acontece que pode afetar as operações da empresa seja positiva ou negativamente. A carta poderia explicar como responder a uma perda incêndio ou de dados - ou à boa fortuna inesperada, como uma grande ordem. Enquanto um plano de contingência abrangente para todo o negócio pode abranger vários departamentos, uma carta de contingência concentra-se em problemas que um departamento indivíduo pode encontrar e esboça um plano para trabalhar em torno esses problemas.

Cada supervisor departamento deve preparar uma carta de contingência que detalha os processos de negócios que manipula e as tarefas que supervisiona. Esta carta deve incluir tudo o departamento faz, cada pessoa com quem ele se comunica, o que entregas fornece E quando se apresentam os resultados. Por exemplo, a letra de contingência para um departamento de contabilidade deve mostrar como o departamento de contabilidade comunica com o departamento de vendas para registrar contas a receber e os seus métodos de comunicação com o departamento de compras para rastrear contas a pagar, bem como a forma como o departamento oferece declarações de renda mensal e trimestral declarações fiscais.

A carta de contingência devem incluir os pontos de falha em cada processo. Estes são os eventos que podem prejudicar a conclusão de um processo ou tarefa. pontos de falha pode variar de catástrofes naturais para perda de dados catastrófica para falhas de comunicação simples entre colegas de trabalho. Uma carta de contingência que define pontos de falha de um departamento de contabilidade pode incluir a omissão de uma semana de facturas de vendas ou uma falha do disco rígido que apaga demonstrações financeiras importantes.

A próxima parte da carta de contingência detalha a probabilidade de que os pontos de falha poderia ocorrer e o impacto que tais pontos de falha teria sobre as operações. A carta pode mostrar como alguns pontos de falha tem uma probabilidade alta, mas representam ameaça mínima, enquanto outros pontos de falha pode ser altamente improvável, mas entregar consequências devastadoras. A carta de contingência para sistema de registro automatizado de um departamento de contabilidade pode mostrar uma baixa probabilidade de falha em manter os registros da empresa até à data, mas a carta também pode mostrar como uma falha neste sistema pode ter sério impacto sobre as operações do departamento.

A carta de contingência conterá um plano de ação que descreve as etapas do departamento terá de fazer se um ponto de falha ocorre assim que o departamento pode contornar o ponto de falha ao realizar uma tarefa necessária. Enquanto as acções descritas na carta de contingência podem não ser os métodos mais eficientes ou convenientes de completar a tarefa, eles fazer o trabalho. O plano de acção em carta de contingência do departamento de contabilidade pode incluir passos para utilizar papel livros de contabilidade e calculadora em caso de perda de dados a partir de um disco rígido caiu.