Como Conduzir um I-9 Auditoria

É uma boa idéia para a sua empresa para realizar um I-9 auditoria interna de todos os seus arquivos de funcionários antes de o governo decide fazer isso por você. A lei federal exige que todos os empregados contratados após 06 de novembro de 1986, verificar a sua identificação e autorização de trabalho, preenchendo o Formulário I-9, Emprego verificação de elegibilidade. Os empregadores que não conseguem garantir a precisão dessas formas sob o Immigration Reform and Control Act, de 1986 podem enfrentar consequências legais e financeiras.

Reveja a Imigração Registros e Controle Act de 1986 procedimentos de conformidade. Visite o site os EUA Cidadania e Serviços de Imigração para garantir que você está seguindo as orientações mais recentes.

Preparar um documento que descreve os procedimentos de conformidade IRCA para os auditores. Auditores devem entender o que procurar nos formulários e garantir que todas as seções do formulário de cumprir a data e prova de requisitos de autorização de emprego do governo. Seção 1 do formulário I-9 requer a conclusão na data da contratação. Seção 2 requer a conclusão no prazo de três dias úteis a contar da data de contratação (o governo conta feriados e fins de semana se a empresa está aberta naqueles dias) pelo empregador. Nesta seção, o I-9 enumera os documentos aceitáveis ​​para prova de identidade e elegibilidade para o trabalho. Cópias desta identificação deve ser com a forma de I-9.

Criar uma lista de todos os funcionários contratados desde 6 de novembro de 1986. Inclua o último nome, primeiro nome, data de contratação, data da cessação e a data de nascimento ou número da Segurança Social para identificar funcionários com nomes semelhantes.

Determinar a data de retenção forma para os funcionários na lista. A IRCA exige que os empregadores para manter o formulário I-9 em arquivo para cada funcionário durante toda a duração do seu emprego, mais um ano passado data de rescisão de um funcionário, ou um mínimo de três anos. Compare a data de contratação, a data de término e data da auto-auditoria para determinar os arquivos para a auditoria. Use a data de auditoria para um ponto de partida e voltar um ano a partir da data da auditoria para data de rescisão de um funcionário, em seguida, subtrair dois anos a partir dessa data para obter a data de contratação alvo para os funcionários.

Remover empregados da lista que caem fora desses parâmetros de data cruzando seus nomes fora, como esses arquivos não são legalmente obrigados para revisão. Os nomes restantes serão os arquivos sujeitos-alvo para a auditoria. Criar uma nova lista de arquivos para auditoria com base nestes parâmetros de data. Puxe arquivos de funcionários para a revisão de auditoria.

I-9 formas de empregados revisão, seguindo a lista de nomes e riscando cada nome quando a revisão do arquivo está completo. Avaliar I-9 formas para requisitos de precisão e de data para secções 1 e 2. As cópias revisão das duas formas de identificação para assegurar a identificação satisfaz as “formas aceitáveis ​​de identificação”, tal como estabelecido pelo USCIS.

Pôr de lado qualquer arquivos de funcionários cujos nomes não correspondem à lista, como alguns funcionários podem mudar seu nome durante o curso do emprego. Comente las separadamente, como esses arquivos exigirá uma revisão mais intensivo de precisão.

Use uma nota ou algum outro identificador para formulários que estão incorretas. Estas formas, ao abrigo das exigências IRCA, deve ser corrigido. Liste todas as correções necessárias na nota pegajosa ou manter uma lista separada de nomes e correções necessárias.

Corrigir quaisquer formas com erros. Use cópias das duas formas de identificação e informações aceitável a partir do arquivo do empregado para fazer as correções. Se você adicionar qualquer coisa a Seção 1 do formulário, preencha a parte preparador-Tradutor do formulário. É melhor ter um formulário preenchido tarde do que ter falta de informações no formulário. Basta desenhar uma linha através de quaisquer partes do formulário que estão incorretas, faça as correções e adicionar “Self-Audit” ea data da auditoria na Seção 2 do formulário. Não destruir qualquer parte do formulário ou usar qualquer substância para encobrir a forma original, basta fazer uma linha com a informação incorreta. Se estiver usando uma nova forma, use a data de auto-auditoria como a data de conclusão do formulário.

Pergunte aos funcionários para fornecer nova documentação de identificação e assinar e datar o novo formulário na Seção 1, se um novo formulário é necessário. Preencha o formulário novo usando a data de auto-auditoria para a Seção 2.

Mantenha uma lista dos arquivos que precisavam de correção para follow-up com o departamento de Recursos Humanos. Voltar arquivos corrigidos ou completas para a área de armazenamento de arquivos.

Refile quaisquer formas de encerrado empregados que não podem ser corrigidos, por exemplo, quando foram usadas as formas inapropriados de identificação. Adicione estes nomes para o "correções" listar e identificar o problema ao lado de seu nome na lista.

Junte-se o número de formulários ou formulários com deficiências faltando. A partir do momento da publicação, se o governo foram a realização da auditoria, uma taxa de US $ 600 a US $ 800 por violações de manutenção de registros seria imposta, juntamente com uma multa de US $ 1.500 por violações de emprego. Determinar a exposição e calcular as multas e penalidades. Considere treinar os funcionários que lidam com esses arquivos se erros ou taxas teria sido excessivo.

Descartar qualquer formulários I-9 com datas passadas a exigência de retenção. Planejar ou agendar a próxima auditoria I-9. Realizar periódica I-9 auditorias para garantir a precisão e conformidade com a lei.