Vantagens e Desvantagens de um escritório sem papel

Com o avanço contínuo da tecnologia, uma das tendências mais recentes do século 21 foi o chamado escritório sem papel. Um escritório sem papel não é realmente completamente sem papel, mas sim usa um mínimo de papel e converte o máximo de documentação possível para a forma digital. Um escritório sem papel tem vantagens e desvantagens, as quais devem ser considerados por uma organização considerando uma transição de manutenção de registros convencional.

arquivos digitais requerem muito menos espaço físico do que arquivos de papel, e são muito mais fáceis de manter organizado. Além disso, arquivado arquivos digitais são muito mais fácil acesso do que arquivos de papel arquivados. arquivos digitais podem ser facilmente compartilhados entre muitos usuários de uma só vez, e acessados ​​a partir de locais remotos, aumentando a eficiência do trabalho.

arquivos de papel menos significa menos papel utilizado para cópias duplicadas e para fins de registro geral. Este fator faz um escritório sem papel mais ambientalmente consciente na maioria dos casos. Para revistas on-line e outras publicações, publicação significa digitalmente a eliminação de tintas que contenham metais pesados, solventes e outras substâncias que são prejudiciais ao meio ambiente.

Um escritório sem papel é tão eficiente quanto o software e hardware utilizado para armazenar os registros de permitir que os trabalhadores sejam. bugs de software e quebra de equipamentos pode causar grandes transtornos para o funcionamento de um escritório sem papel. A manutenção do software e hardware de um escritório sem papel é também uma equipe de tecnologia da informação preocupação- (TI) ou consultores são muitas vezes uma necessidade, bem como técnicos para atender o hardware em uma base regular.

Tal como acontece com qualquer transição, a transição para um escritório sem papel, muitas vezes envolve uma curva de aprendizagem, especialmente em um ambiente de escritório, onde os funcionários já não são habilidosas computador. erros de entrada de dados pode ser caro e pode resultar em grandes problemas. Além disso, os erros de entrada de dados e arquivamento pode resultar em registros mis-categorização, o que torna difícil ou impossível de encontrá-los em uma data posterior.

registros digitais podem ser vulneráveis ​​a acesso não autorizado, seja por hackers ou por segurança negligente por parte do pessoal. Especialmente com registros legais e médicos sensíveis, perda de dados pode resultar em responsabilidade significativa para a empresa envolvida, especialmente se a negligência está implicado. Descarte de registros digitais apresenta uma dificuldade especial, especialmente em um ambiente de rede compartilhada. Simplesmente apagar um arquivo não apagar completamente um registro digital, assim como lançar um documento em uma lata de lixo não impede alguém de recuperar o papel mais tarde.