Como responder a uma carta solicitando informação

Uma resposta eficaz a uma carta solicitando informações dá ao cliente as informações solicitadas imediatamente, evitando redação supérfluos ou de enchimento. Responder às solicitações dos clientes para obter informações em tempo hábil aumenta a credibilidade do seu negócio.

Insira o nome do cliente e informações de contato no canto superior esquerdo da carta, no formato padrão da letra-escrita. Por exemplo:

John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH

Debaixo endereço do cliente, inserir a data que você está redigir a carta.

Use o primeiro nome do cliente para personalizar a letra em vez do genérico "Prezado Cliente". A primeira linha após a saudação deve deixar o-lo saber que a letra é realmente uma resposta ao seu pedido de informação: "Dear John, Em resposta à sua pedido de informação..."

Tem carta do cliente na frente de você como você elaborar sua resposta. Leia a carta novamente para assegurar que você entenda claramente a informação que ele está pedindo. Se o cliente quer mais do que um pedaço de informação, destacar os vários itens para garantir que você não deixar qualquer informação fora. Em seguida, no corpo carta, tratar cada item em formato de lista. Se for o caso, use o ponto de bala ou elementos de formatação de lista numerada fornecidos no seu programa de software.

Convidar o cliente a tomar medidas com base nas informações que você forneceu e re-envolver-se com o seu negócio, aconselha Cynthia Perun em Empreendedor. Se você pode ajudar o lugar do cliente um pedido online a partir de seu local de negócios, por exemplo, convidá-lo para vir à loja para fazê-lo. Incluir o seu número de telefone da empresa, endereço de e-mail e endereço do site. Não há problema em repetir esta informação no fechamento carta - e convidar o cliente entrar em contato com você, se ele precisa de informações de acompanhamento.