Gestão e Comunicação Projeto

Uma comunicação eficaz é um factor determinante do sucesso do projeto, e todas as fases do gerenciamento de projetos requerem um meio de comunicação, que deve ser interativo e facilitar a distribuição abrangente de informações. De acordo com Computerworld "diferentes métodos e diferentes níveis de comunicação dependem da audiência." Você, portanto, deve-se considerar o seu público e seu meio de comunicação para atingir uma comunicação eficaz e, assim, levar um projeto bem sucedido.

Para facilitar as trocas suaves e precisas de informações para seus stakeholders e patrocinadores do projeto, você deve comunicar eficazmente em todas as fases do seu projeto. Na fase de iniciação, por exemplo, a comunicação eficaz é essencial para identificar as expectativas e construir dinâmica da equipe. Durante o ciclo de vida do projeto, e especialmente em execução, a comunicação via de reuniões com clientes e relatórios para os patrocinadores do projeto é vital. Uma comunicação eficaz é essencial, mesmo nos estágios finais de um ciclo de vida do projeto como o projeto é incompleta sem feedback.

comunicação eficaz na gestão de projetos é difícil de alcançar. Por causa da restrição de tempo em projetos, a necessidade de conflitos de comunicação detalhadas com a necessidade de reuniões, que deve ser curto para cumprir os prazos rigorosos. A própria natureza dos projectos é temporária e, portanto, dá pouco tempo para as partes envolvidas, especialmente os membros da equipe, para chegar bem inteirado e estabelecer estratégias de comunicação fortes. Além disso, muitas vezes durante a vida do projeto, os interessados ​​alterar ou o equilíbrio de poder entre as partes interessadas turnos. Esta mudança exige uma revisão da rede de comunicação do projeto e cria incerteza.

De acordo com os autores da Bíblia Communications Gestão de Projectos, 90 por cento dos projetos falham devido a problemas de comunicação. O uso do meio errado de comunicação, o canal errado de comunicação, a sobrecarga de informações e falta de feedback são todas as barreiras à comunicação eficaz. O seu e-mail de informações críticas para uma das partes interessadas, por exemplo, pode ser fatal se ele se perde no lote diária do receptor de e-mail ou se os seus filtros de email para uma pasta de spam. Também é possível que o receptor considera o seu e-mail apenas como uma atualização de status e, portanto, relega o seu e-mail para a leitura futura. Portanto, as informações críticas podem não receber a atenção necessária.

Como o gerenciamento de projeto envolve lidar com muitas partes interessadas diferentes que têm variado e muitas vezes interesses conflitantes e restrições de tempo, as negociações desempenhar um papel-chave na gestão de projectos. Essas negociações são obrigatórios porque, como o gerente de projeto, você deve obter a aprovação do seu cliente antes da implementação e em vários estágios do ciclo de vida do projeto. Questões que exigem negociação incluem recursos, orçamentos, contratos, escopo, cronogramas e expectativas das partes interessadas. Uma rede de comunicação eficaz e estratégia irá ajudá-lo a facilitar processos de negociação. Por exemplo, se você tem uma reputação de estratégias de comunicação sólidas, você pode ser capaz de abrir mão de longos encontros face-a-face com a gerência quando você negociar decisões cruciais. Isso pode economizar tempo e recursos valiosos.