Quando é que um contratante precisa preencher um formulário W-9?

Internal Revenue Service, ou IRS, formulário W-9 é para recolher o número de identificação fiscal, ou estanho, de contratantes independentes com quem você faz negócios. Você, então, emitir um formulário 1099 para cada contratante no início de cada ano fiscal, detalhando os pagamentos sua empresa feitas a eles durante o ano anterior. Você também apresentar uma cópia do formulário 1099 com o IRS.

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Geralmente, você deve ter um empreiteiro preencher um formulário W-9, no início da sua relação de trabalho, e antes de emitir quaisquer pagamentos a ele. Você precisa o número de identificação de contribuinte do contratante para a manutenção de registros e relatórios fins precisos desde o início. Se o contratante está sujeito a retenção na fonte, você precisa saber isso para que você possa começar a reter os fundos necessários a partir do primeiro pagamento.

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Se seu contratante requerida, mas ainda não recebidos, um número de identificação de contribuinte, como um número de segurança social, ele pode preencher um formulário inicial W-9 e digite "Applied For" na Parte 1, em vez de preencher em seu TIN. Em seguida, ele tem 60 dias corridos a partir do dia em que submete seu formulário W-9 com você para obter um TIN e apresentar um formulário preenchido W-9.

Se seu contratante está aguardando um TIN, você deve reter uma parte dos pagamentos relativos a juros e dividendos como retenção na fonte até receber uma W-9 concluída. Se você não receber um formulário W-9 concluída a partir de um beneficiário no prazo de 60 dias corridos, você deve manter a retenção de segurança em outro rendimento declarável, tais como a compensação não-empregado. Você não precisa fazer backup de reter sobre rendimentos não-envio, tais como salários ou distribuições de pensão. Consulte as instruções de IRS para Formulário W-9 para uma lista completa de rendimento declarável.

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Você não precisa apresentar W 9-formas dos seus empreiteiros para o IRS. Em vez disso, manter esses documentos em mãos para fins contábeis. Você também pode criar seu próprio formulário W-9 ou mandar para envio eletrônico de um formulário-9 W equivalente, desde que recolhe todas as mesmas informações que o original IRS formulário W-9.