Com que frequência são W-9s necessários de um negócio?

As empresas que contratar os serviços de empreiteiros independentes obrigá-los a preencher um formulário IRS W-9. O formulário W-9 contém informações sobre o contratante, tais como nome, endereço e, o mais importante, número de identificação fiscal do contratante - ou número da Segurança Social, se o contratante for um proprietário individual ou de linguado. regulamentos do IRS não abordar como muitas vezes as empresas precisam atualizar W-9 forms- no entanto, há circunstâncias que justifiquem uma atualização.

O propósito de um formulário W-9 é para organizações para reunir informações sobre os prestadores de serviços que se envolvem. Embora o formulário W-9 é uma forma de IRS, a organização não enviá-lo para o IRS. O W-9 é para manutenção de registros e de contabilidade apenas para fins. Dentro do contexto de uma relação empregador-empregado, a W-9 denota serviços prestados por um contratante independente e não um empregado. Por exemplo, o termo "1099 trabalhador" indica alguém que trabalha para uma organização, mas não tem imposto de renda retido de seu cheque e não recebe benefícios que um empregado recebe.

A forma de W-9 requer o empreiteiro independente para indicar a sua estrutura organizacional. Entre outras, as categorias de classificação de imposto federais incluem indivíduo ou sociedade unipessoal, sociedade de responsabilidade limitada e corporação. Existem outras categorias para as empresas que se classificam como S corporações, parcerias e trusts ou propriedades. Uma atualização é necessária sempre que há uma mudança de estrutura organizacional da contratante independente. Por exemplo, se um indivíduo começa a fazer negócios como um único proprietário e mais tarde incorpora, ele deve preencher um novo formulário W-9 que reflete a mudança.

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Do mesmo modo, uma forma de W-9 deve ser actualizado sempre que o número de identificação do contribuinte muda. Um indivíduo fazendo o negócio como um único proprietário, provavelmente, usa o seu número da Segurança Social para efeitos fiscais. No entanto, quando ela incorpora ou altera a estrutura organizacional, ela obtém um número de identificação fiscal do IRS e deve, portanto, atualizar sua forma de W-9.

Em circunstâncias normais, uma empresa pode obter um número de identificação fiscal do IRS rapidamente. No entanto, se a empresa ainda não tem um número de identificação fiscal, a W-9 pode ser completado com todas as informações disponíveis, exceto o TIN. Uma vez que o TIN chega, o W-9 que precisam ser atualizados.

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Algumas empresas que se dedicam contratantes independentes pedir actualizações anuais para W-9 formas, o que é completamente dentro de seus direitos. Pode ser sábio para exigir atualizações periódicas, especialmente para as empresas que têm vários contratantes independentes ou se houver mudanças nos procedimentos contábeis da empresa.

Para formulários de impostos regulares, o IRS emite novos anualmente. A agência não emitirá novas W 9-formas em um basis- anual no entanto, publica novos W-9 formulários e instruções periodicamente. Sempre que o IRS emite um novo formulário W-9, as empresas devem exigir que seus contratantes independentes para completar o novo formulário de IRS. Além disso, sempre que o IRS emite regulamentos que afetam 1099 obrigações de informação, as empresas devem exigir dos seus empreiteiros para preencher um novo formulário W-9. Por exemplo, em vigor em 2010, as empresas que pagam contratantes independentes mais de US $ 600 foram obrigados a comunicar os pagamentos para o IRS e emitir formulários 1099 para os empreiteiros. Quando esta regra IRS entrou em vigor, as empresas devem ter solicitado todos os seus contratantes independentes para completar novas W-9 formas.