Vantagens e Desvantagens da apresentação cronológica

apresentação cronológica significa organizar documentos, recibos e outros registos utilizando a data no documento ou a data em que o arquivo foi criado ou modificado. O documento mais antigo é colocado no início do arquivo com todos os documentos subseqüentes sendo colocado de uma maneira semelhante de acordo com a data e mês (por exemplo, 01 de agosto, 15 de setembro, 30 de agosto).

apresentação cronológica é um excelente método para grandes compras e relações comerciais significativas. Todos os documentos relacionados são mantidos a partir da data da compra ou início da relação a dia atual, que permite explicar exatamente como os eventos ocorreram e que as pessoas ou entidades foram envolvidas. O rigor da apresentação cronológica pode ser especialmente útil em litígio. apresentação cronológica também permite que você acesse rapidamente os documentos específicos que você precisa sem pesquisar através de todo o arquivo, desde que você sabe o prazo em que os documentos foram criados ou modificados.

apresentação cronológica pode resultar em arquivos grandes que ocupam uma grande quantidade de espaço. Além disso, arquivos cronológicos podem conter papéis sem importância, tais como cartas e correspondência de rotina, que não precisam ser arquivado. Desde todos os documentos relacionados com uma matéria são mantidos pode ser difícil para puxar facilmente um documento específico que você precisa se você não sabe a data em que foi criado ou modificado. Uma forma de atenuar esta desvantagem é manter um índice de todos os documentos do processo com uma coluna listando a data do documento e uma segunda coluna descreve o documento para que você pode facilmente localizar um determinado documento. O índice deve ser atualizado sempre que um novo documento é adicionado ao arquivo.

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Outro método relacionado, mas diferente de apresentação, é inverter depósito cronológica. Usando este método, o mais novo documento é colocado no início do arquivo com todos os documentos que estão sendo classificados de forma semelhante (por exemplo, 1 de Junho, 1 de Maio, 1 de Abril). Se pretende utilizar o cronológica ou reverter método cronológica é uma preferência pessoal, mas muitas pessoas preferem o último para a apresentação de itens como cartões de crédito ou contas de serviços públicos pagos porque faturas mais antigas e confirmações de pagamento podem raramente precisam ser acessados.