Procedimentos de arquivamento de documentos

Eficiência é fundamental em praticamente qualquer escritório ou empresa configuração. Ser organizado é uma habilidade que irá beneficiar qualquer ambiente de escritório. Uma coisa que você pode querer melhorar, mesmo se você achar que você está geralmente organizado, é seus procedimentos de arquivamento e manutenção de documentos. Você pode passar horas procurando documentos importantes, se não houver um sistema no lugar para gerenciá-los. Ter a capacidade de obter os documentos necessários quando você está sob pressão é vital. Embora alguns locais de trabalho pode ter arquivos físicos reais, a grande maioria de arquivamento de documentos acontece no computador.

Nomear todos os arquivos e pastas de uma forma consistente. Não citar alguns deles por data e outros pelo nome do projeto. Certifique-se que todos os arquivos de um projeto particular tem algo único para o projeto em seu título. Criar uma pasta de projeto principal com um nome facilmente identificável. Divida esta pasta em subpastas com títulos claros de que você pode usar para listar os nomes das pessoas que trabalham nela ou outras coisas necessárias.

Armazenar documentos semelhantes juntos. Se você estiver trabalhando em um projeto particular, salvar todos os documentos na mesma pasta mestre em seu computador. Isso é mais eficiente e lógica de armazenar todas as planilhas ou todos os gráficos em vários lugares. Quando você está lutando com detalhes, um clique irá levá-lo para o projeto.

Antes de iniciar a apresentação de documentos, levará algum tempo para analisar o conteúdo. Não guarde toda a informação que é enviada a você. Isto significa mais tempo a olhar através de coisas desnecessárias mais tarde. Se o documento é relevante para o seu projeto particular, salvá-lo. Se não, removê-lo do seu computador.

documentos separados que fazem parte dos trabalhos em curso de documentos que são para o trabalho concluído e sendo salvas apenas para fins de referência e registros. Utilize o seu sistema de pastas. Salvar os documentos atuais em um local facilmente acessível, como o desktop do seu computador. Uma vez que o trabalho é concluído, movê-lo para a pasta do projeto no qual você armazena concluído o trabalho. Tailor este método para se adequar ao seu negócio.