Como Escrever Cartas de Investigação

Cada empregador tem o dever moral e legal para proteger a empresa e seus funcionários tanto de má conduta ilegal e de ações que criem um ambiente de trabalho hostil. Conduzindo uma hora investigação receber uma queixa ou tiver razões para acreditar um empregado está envolvido em má conduta é vital para cumprir essas responsabilidades. A menos que tenha razões válidas para não fazê-lo, informando as partes envolvidas que um inquérito terão lugar é um primeiro passo comum.

Embora você possa redigir a carta usando um formato de memorando ou carta comercial, um memorando é mais comum para comunicações internas. Além disso, a linha de título ou assunto típico em um memorando pode fazer este formato mais eficaz. Além da linha de título, um memorando também inclui a data, o nome de cada destinatário e nome e título do remetente. alinhar à esquerda e-espaço único de cada parágrafo no corpo de um memorando e usar um espaço duplo entre os parágrafos. Incluir notações especiais para marcar o memo como confidencial e para indicar se o memorando inclui qualquer anexo ou recintos.

Notificar o acusado, por escrito, antes da investigação começa. A carta de investigação deve explicar as acusações em detalhes, tanto quanto possível, incluindo nomes, datas e circunstâncias. Descrever o processo de investigação, identificar direitos legais a pessoa acusada possa ter e dizer a pessoa acusada ele vai ter a chance de contar seu lado da história por escrito e durante uma entrevista pessoal. Diga a pessoa quer se trate de “business as usual”, ou se o seu papel ou de trabalho deveres exigem modificações até que a investigação seja concluída.

Incluir supervisor imediato do empregado e do gerente de departamento em uma notificação inicial. A carta deve explicar a natureza e âmbito do inquérito pendente. Além disso, a carta deve delinear medidas a serem tomadas antes que a investigação começa, tais como contabilidade e de salvaguarda dos ativos de negócios e propriedade ou modificar deveres de um funcionário. Finalmente, a carta deve indicar se os supervisores e gestores vão participar da investigação, e em caso afirmativo, definir papéis e responsabilidades específicas.

Cartas também deve ir para quem você pretende entrevistar como a investigação prossegue. No entanto, ao contrário de uma notificação de investigação pendente, que pode incluir mais de um destinatário, notificações de entrevista deve incluir um único destinatário na linha de endereço, não importa quantas cartas você envia. A carta deve fornecer nenhum detalhe específico, mas em vez disso simplesmente afirmar que o empregado pode ser entrevistado como parte de uma investigação em curso, forneça o nome da pessoa que estará conduzindo a entrevista e definir uma expectativa-plena cooperação. Além disso, a carta deve indicar o memorando é informação confidencial e não é apropriado para a discussão inter-office.