Quanto tempo manter Contas a Pagar Records?

Contas a pagar registros são documentos importantes para um indivíduo ou empresa. Idealmente, a sua empresa deve implementar um sistema de armazenamento ou de arquivamento que permite que os proprietários e outros profissionais para recuperar recibos e registros de ativos e contas quando necessário. Enquanto o seu negócio não tem que manter suas contas a pagar registros permanentemente, deve mantê-los por pelo menos 10 anos.

Quanto tempo você deve manter seus registros de negócios em arquivo depende da ação, despesa ou eventos os registros de documentos, de acordo com o Internal Revenue Service. Documentos que dizem respeito a transações e pagamentos devem ser conservados durante pelo menos 10 anos, de acordo com Web Financial. Tais documentos incluem declarações bancárias, contratos, registros de contas a pagar e receber e cheques cancelados.

A principal razão para manter registros de contas a pagar é se alguém tem uma pergunta sobre uma venda ou um contrato de idade. Nesses casos, você precisa ser capaz de localizar itens relacionados à venda ou contrato em tempo hábil. Ter acesso a contas registros a pagar também é importante no caso de um cliente ou funcionário processa o seu negócio.

O IRS sugere segurando registros que suportam um item de renda ou deduções em um retorno de imposto até que o período de limitações para que o retorno se esgota, que é o período de tempo em que você pode alterar seu retorno de imposto para reivindicar um crédito ou reembolso. Isto significa que você deve ter registros de contas a pagar disponíveis para que você possa documentar ganho ou perda sobre a venda ou alienação de um activo para o período de tempo em que o ativo permanece em serviço. Depois disso, você deve manter todos os registros e as receitas relativas ao ativo por mais três anos, de acordo com QBalance.com.

Para maximizar o espaço e minimizar a possível perda de registros de incêndio, roubo ou destruição, sua empresa pode querer ir sem papel. Ao transferir contas registros a pagar a um sistema de depósito eletrônico, sua empresa pode reduzir os custos administrativos e tempo pessoal. Os programas estão disponíveis on-line e localmente em lojas de suprimentos de escritório. Taxa extra, e variam muito, dependendo do programa. contas a pagar automatizadas sistemas geralmente fornecem facturação electrónica, serviços de pagamento e rastreamento online / relatórios.