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Como planejar uma Convenção

Planejando uma convenção muitas vezes requer a contribuição de várias comissões.
Planejando uma convenção muitas vezes requer a contribuição de várias comissões. (Imagem: Terry Vine / Blend Images / Getty Images)

Planejando uma convenção bem sucedida requer conhecer os objetivos estratégicos do grande-retrato da organização de acolhimento antes de iniciar o trabalho em logística básica de reuniões. Usando seus objetivos estratégicos, você pode efetivamente planejar como para atrair os participantes que você quer, escolher o local certo, selecione os melhores oradores e desenvolver as comodidades mais atraentes e atividades.

Defina suas metas estratégicas



objetivos de uma organização para uma convenção nem sempre são as mesmas que as metas do participante convenção. Saiba razões da organização para sediar a convenção. Pode ser para atrair e reter membros, gerar lucros, fornecer aos membros do conselho e do comitê uma regalia férias ou gerar publicidade de mídia para a organização.

Definir o seu plano tático



Depois de saber seus objetivos estratégicos, definir seus objetivos táticos para alcançá-los. Estes podem incluir a escolha de seminários e oradores para atrair tipos de participantes específicos, tendo uma feira produtoras de receita, acrescentando atividades cônjuge para aumentar a participação, a organização de eventos sociais, como um torneio de golfe ou de cruzeiro no rio, tendo um banquete de premiação ou a realização de um voto anual de os membros. Seu plano de marketing deve incluir a publicidade, relações públicas, estratégias de mídia promocionais e sociais para promover a convenção.

Planejar o orçamento



Determine objetivos financeiros da organização para a convenção, e rever seus números. Você pode ser limitado a um orçamento específico, se a convenção é um gasto. A organização pode ter uma meta de lucro, ou você pode ser autorizado a gastar com base em sua receita esperada. Criar projeções com base nas receitas de registro e patrocínio otimistas e conservadoras.

Delinear sua Agenda



Em seguida, planejar sua agenda de eventos. Escolha a sua data, local e atividades. Muitas convenções têm um tema que explica objetivo geral do evento e ajuda a atrair participantes. Talvez seja necessário solicitar a entrada em datas e potenciais locais de sua placa ou participantes e realizar visitas a vários locais antes de escolher um. Analisar as informações sobre convenções anteriores para aprender sobre locais, assiduidade, desempenho financeiro e participante e patrocinador feedback. Criar um calendário que começa com participante check-in e define agenda de cada dia.

Necessidades de investigação logísticos

Comece locais contactam, alto-falantes, fornecedores, opções de entretenimento, empresas audiovisuais, impressoras e empresas de viagens. Determinar como lidar com marketing, registros, patrocínios, emblemas, check-ins, estandes de feiras, sacos de presente, livros de programas e páginas do site. Enviar pedidos de propostas de fornecedores externos, tais como resorts, fornecedores, campos de golfe e agências de viagens. Montar sua lista de fornecedor desejado e custos.

Escrever uma Proposta

Prepare um documento que mostra o seu conselho ou convenção team seu plano para a convenção. Incluir o seu entendimento dos objetivos da organização e como você pretende atingir esses objetivos. Fornecer uma agenda do evento com um programa diário detalhado. Apresentar um orçamento completo. Explique por que você selecionou o tema, localização, tópicos do seminário, palestrantes e atividades sociais. Justificar a sua presença, despesas e receita projeções baseadas em sua pesquisa.

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