Pedido de Informação Vs. Solicitação de Proposta

Muitas empresas trazer fornecedores externos quando eles têm projetos de grande escala. Há muitas razões para a terceirização do trabalho, incluindo a falta de pessoal, falta de recursos e falta de experiência para o projeto. Ao escolher um fornecedor perspectiva, um negócio envia frequentemente um pedido de informação ou pedido de proposta. Antes de decidir qual tipo de ferramenta é melhor para a sua organização, considere as diferenças entre os dois.

Pedidos de informação, ou RFIs, está planejando documentos. São documentos informais e geralmente não requerem empenho de ambas as partes. RFIs são projetados para coletar informações sobre a companhia, capacidades, habilidades e experiência do fornecedor em potencial. detalhes do projeto e orçamento normalmente não estão incluídos neste tipo de documento. A única vez que este tipo de informação está incluído é se a empresa está à procura de um fornecedor de curto prazo para um projeto pequeno.

Pedidos de Proposta, ou RFPs, são documentos complexos empresas criam para atrair ofertas e propostas de fornecedores externos. Uma RFP normalmente inclui o projeto de orçamento, cronograma e critérios, bem como metas e objetivos da empresa. Incide sobre as especificações e escopo do projeto, e ele funciona para solicitar uma resposta detalhada de potenciais fornecedores. respostas de fornecedores geralmente incluem informações sobre a empresa fabricante, o preço proposto e detalhes específicos de como o fornecedor irá executar e gerenciar o projeto.

A RFI é tipicamente usado sozinho para projectos de baixo orçamento, e como um ponto de partida para projectos de alta orçamentais. Ele normalmente leva várias semanas para enviar e receber respostas para este tipo de documento, e normalmente é menos de 10 páginas. A RFP é usado para projetos de alto orçamento, e é comumente criado no final da fase de coleta de informações do projeto. Ele normalmente leva vários meses para enviar e receber respostas de fornecedores com este tipo de documento, e é geralmente pelo menos 20 páginas ou mais.

Usando uma RFI é vantajoso para pequenos projectos, baixo impacto. Este documento não requer muito tempo ou esforço de potenciais fornecedores, como eles não têm que enviar de volta longas descrições de detalhes do projeto. As empresas, portanto, usar este tipo de documento para saber mais sobre o alcance de um grande projeto antes de iniciar o processo de proposta. O benefício de uma RFP é que ele prepara a empresa para avançar com um fornecedor e começar a fase de contrato.

A desvantagem de uma RFI é que os fornecedores não podem estar interessados ​​no envio de informações, porque eles não vêem o compromisso implícita da empresa. As desvantagens do RFP são as preparações demoradas necessários para enviá-lo e recebê-lo. Se uma empresa é incerto sobre o âmbito e as especificações do projecto global, escrevendo o RFP pode ser muito difícil ou pode resultar em propostas de fornecedores imprevisíveis.