Amostra procedimentos de escritório

procedimentos de escritório são importantes se você deseja executar as coisas sem problemas em um ambiente profissional, se é uma empresa legal, escritório ou governo instalação do médico. É importante ter um procedimento escrito visível Cada escritório deve ter um conjunto escrito de procedimentos desenvolvidos pelo supervisor e gerente de escritório visível no escritório da frente.

O horário de atendimento deve ser a primeira coisa mencionada, e todos os funcionários devem estar no trabalho na hora e preparado para o dia. Se um cliente chega ao escritório e ninguém está lá há probabilidade de ter uma visão negativa do negócio e pode nunca mais voltar. Além disso, o escritório deve ser puro, limpo e bem fornecido. Certifique-se de uma lista de check-in e canetas estão disponíveis para os clientes a entrar e, se possível, fazer café e água disponível. As primeiras impressões são tudo em um negócio bem sucedido. Além disso, todos os clientes devem ser tratados com respeito e profissionalismo, se eles estão no escritório ou no telefone. Se receber uma chamada para um supervisor, o empregado deve obter todas as informações antes de os ligar para o chamador, incluindo o nome, a natureza do número de telefone e de telefone, caso a conexão for perdida. Se a chamada for para um compromisso, eles devem descobrir a natureza da visita e que eles saibam o que está disponível, certificando-se de obter um número de telefone em caso de cancelamento. Eles devem sempre repetir o que é dito para que não haja confusão.

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Organizar e manter uma estação de trabalho para a máxima produtividade, certificando-se há papel na copiadora, computadores estão funcionando, o correio é distribuído e mensagens são entregues. Se o seu trabalho envolve a criação de planos de viagem, certifique-se de saber onde seu supervisor deseja ficar e os horários de voos registro e informação de aluguer de automóveis e obter informações sobre o tempo no destino de viagem. Sempre verifique com seu supervisor antes de reservar planos de viagem. Quando todas as reservas estão completos, imprimir dois itinerários-um para você e um para o seu supervisor e certifique-se de inserir as datas da viagem no calendário.
No final do dia, passar por cima de compromissos com o seu supervisor e fazê-la ciente de seus compromissos agendados para o dia seguinte. Definir o atendedor de chamadas para o correio de voz ou para o serviço after-hours de responder. Desligue todos os equipamentos, máquinas copiadoras, impressoras e computadores e esvaziar a garrafa de café e desligue a máquina de café. Finalmente, certifique-se todas as portas estão trancadas antes de definir o alarme.