Como auditar um Fornecedor

fornecedores de qualidade são uma parte necessária de uma organização porque eles fornecem bens e serviços que você usa para servir os seus clientes. As práticas comerciais dos fornecedores têm um impacto directo sobre a sua organização. Se você tem um fornecedor que não é capaz de entregar seus produtos no tempo, que afeta diretamente sua receita. Auditar um fornecedor é uma parte necessária de um sistema de gestão da qualidade. Você pode decidir auditar um novo fornecedor, porque você está pensando em usá-los para suas necessidades de negócios, ou você pode decidir auditar um fornecedor atual por causa de um incidente que ocorreu no passado.

Contacte o seu fornecedor para agendar um horário para realizar a auditoria. Preste atenção à resposta do seu fornecedor, especialmente se eles são ou não receptivo a você realizar uma auditoria. Tome-lhe tempo do fornecedor em consideração e tentar agendar um tempo de auditoria que beneficia ambas as partes.

Desenvolver o seu plano de auditoria e rever a história do seu fornecedor de qualidade. Seu plano de auditoria é determinado pelo seu motivo para a realização da auditoria. Por exemplo, se você já experimentou alguns problemas de produção com o seu fornecedor, então você deve passar mais tempo auditar a área de produção.

Chegada a instalação do seu fornecedor no tempo. É importante manter horário do seu fornecedor em consideração. Se possível, tente evitar reescalonamento sua auditoria, porque torna a sua empresa aparecer pouco profissional.

Preste atenção para o estacionamento, a área de lixo e a área do escritório da frente para ver se eles são puros. Tome nota se você são recebidos de uma forma profissional e cortês. Todas estas coisas são um reflexo dos princípios da equipa de gestão do fornecedor.

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Faça um tour das instalações. Olhe para todos os defeitos de equipamentos ou questões de segurança. Informe-se sobre quantos trabalhadores temporários e quantos funcionários da equipe trabalhar nas instalações. Auditar políticas de transporte do fornecedor, e observar os processos de produção e montagem. Documente o gerente atitude enquanto você está visitando as instalações e realizar sua auditoria.

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Olhe para as facturas de um fornecedor existente e os contratos de preços para garantir que o fornecedor está cobrando com precisão. Procure por quaisquer discrepâncias nos preços, tais como encargos imprecisos e mudanças de preços feitas antes da hora programada. Colabore com seu departamento de contas a pagar para procurar quaisquer inconsistências em facturas de fornecedores, incluindo encargos diversos inexplicáveis ​​e taxas de envio e transporte imprecisas.

Verifique os termos de negócios de um novo fornecedor. Depois de alguns meses de usar um novo fornecedor, você deve rever uma amostra de, linha de facturas do fornecedor por linha e os contratos comerciais para ver se os termos corresponder. Se você encontrar uma discrepância provar que você estava sobrecarregado, você deve entrar em contato com o fornecedor para solicitar um reembolso.

Tirar boas notas das coisas que você está observando. Isso irá ajudá-lo quando é hora de escrever sua avaliação e apresentá-lo para a gestão. Adicionar o máximo de detalhes como necessário para as suas notas de modo que você é capaz de tratar eficazmente quaisquer problemas.

Escrever sua avaliação. Inclua na sua avaliação as recomendações e apoiá-los com provas. Por exemplo, se você são recomendados novos equipamentos, documentar o equipamento defeituoso você notou durante a execução de sua auditoria. Fornecer o fornecedor com a avaliação e discutir quaisquer preocupações o seu fornecedor tem.