Como conduzir reuniões eficazes, Equipas e Grupos de Trabalho

Principais reuniões eficazes, equipes e grupos começa com a preparação sólida. Se você e sua equipe não sabe o que está fazendo e por que você está fazendo isso, você pode estar indo para o desastre. A realização de reuniões eficazes irá garantir que suas equipes e grupos são energizados e na mesma página. Fora das reuniões, levando equipes eficazes tem muito a ver com a comunicação com seus companheiros de equipe e permitindo-lhes a capacidade de se apropriar de uma determinada tarefa. Com um pouco de pesquisa e preparação, você pode achar que você é mais do que capaz de ser um líder eficaz.

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Anote o propósito de sua reunião para colocar no topo da sua agenda. Cada reunião deve ter um propósito claro para que você possa estar na tarefa. Por exemplo, um propósito reunião poderia ser a de analisar o desempenho do grupo em uma tarefa particular. Peça a outros para informações sobre o que o propósito da reunião deve ser se não tiver certeza.

Criar a agenda para a reunião. Incluir o tempo, o lugar, os participantes esperados, os tópicos que você irá abranger, e por que você está segurando a reunião. De acordo com a Universidade de Wisconsin-Madison Escritório de Melhoria da Qualidade, você deve imprimir cópias e distribuí-los aos membros de seu grupo pelo menos 24 horas antes da reunião, de preferência, muito mais cedo. Esclarecer as expectativas para aqueles que são convidados a apresentar ou falar durante a reunião.

Comece sua reunião sobre o tempo, o comparecimento, e pedir a alguém para levar ata da reunião. Rever a agenda e reiterar o propósito da reunião. Diga ao povo na reunião que você apoiar a participação e estão ansiosos para as muitas idéias que as pessoas irão apresentar na reunião.

Concentre-se os temas de discussão na tarefa na mão. Se alguém traz um ponto interessante, mas off-topic, anote-lo e deixá-los saber que ele pode ser considerado em uma reunião futura, mas reiterar o propósito da reunião. Peça temas de discussão para a próxima reunião no final da reunião. Peça aos membros do grupo como se sentiram a reunião foi.

Enviar as atas de reunião após a reunião. É melhor enviar os minutos mais tardar um a dois dias após a reunião. Seguir-se em qualquer ordem de negócio discutida na reunião através de e-mail ou consultas individuais.

Discuta o propósito do grupo em uma reunião de grupo. Falar sobre as expectativas do grupo, e perguntas de campo dos membros do grupo para esclarecer que todos entendam o propósito do grupo. Um grupo que conhece o seu propósito central pode mais efetivamente trabalhar para alcançar esse fim.

Comente o que se espera de cada pessoa em consultas individuais. Delinear funções de trabalho específicas, bem como a autoridade que a pessoa tem para concluir as tarefas. Peça que a pessoa para explicar suas funções de trabalho e autoridade para agir de volta para você, para que você quer ter um entendimento mútuo.

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Seguir-se com cada pessoa individualmente sobre o seu progresso. Peça a cada pessoa do grupo para lhe enviar diárias ou semanais atualizações de progresso. Peça-lhes para listar o que eles fizeram, quais os desafios que encontraram, e quaisquer perguntas que eles têm.

Realizar reuniões regulares do grupo para discutir o progresso do grupo. Permitir que cada membro do grupo de uma feira de dizer nas reuniões. Peça ao grupo para avaliar o desempenho do grupo como um todo, o que o grupo pensa está indo bem, e que o grupo deve melhorar.