Um formato de reunião de negócios típica

Amá-los ou odiá-los, as reuniões são uma necessidade no mundo empresarial de hoje. As reuniões são uma oportunidade para que as equipes se reúnem e discutem ideias, problemas e soluções, e também oferecer uma oportunidade para os colegas para aprender uns com os outros ou receber treinamento adicional. reuniões mais eficazes seguem um formato específico, e ficar com esse formato vai ajudar a cumprir as metas para a sua reunião e obter os participantes fora da sala de conferência mais cedo.

Os organizadores da reunião devem enviar cópias da agenda da reunião e os minutos da reunião anterior aos participantes alguns dias antes da reunião propriamente dita, para dar tempo para mudanças, adições e qualquer recolha de informações necessárias. Depois de chamar a reunião à ordem, começar por fazer qualquer anúncio necessárias e introdução de novos membros da reunião, se for o caso. Siga os anúncios com uma revisão da ata da reunião anterior, fazendo e aprovar as alterações necessárias.

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Após os minutos são aprovados, começam uma discussão de negócios de idade. Durante essa discussão, os participantes devem apresentar relatórios sobre os projetos em andamento eo status de todas as tarefas que foram delegados em reuniões anteriores. Se tarefas adicionais para os projetos precisam ser atribuído, faça isso agora. Conclua a discussão de negócios velho com relatórios sobre projetos concluídos.

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Após a discussão de negócios de idade, introduzir novos negócios para a reunião. Novo negócio é nada que não tenha sido previamente discutida ou atribuído. Esta seção da reunião é também o momento ideal para introduzir quaisquer oradores convidados ou convidar apresentações de equipes ou comitês de projeto. Dê tempo para perguntas e discussão, especialmente durante uma sessão de treinamento.

Encerrar a reunião com uma forte wrap-up. Alguns gerentes gostam de reuniões terminar com uma nota positiva, pelo que comemora um sucesso ou reconhecer um membro da equipe. Outros acabam com uma discussão geral de questões ou de um período de perguntas e respostas, se houver tempo. Em geral, porém, as reuniões devem terminar com uma decisão sobre a data e hora da próxima reunião, se necessário, e uma rápida revisão das tarefas que foram delegadas durante a reunião.

Seguindo o formato geral reunião de negócios pode fazer suas reuniões mais eficaz e útil para os participantes. Para manter as suas reuniões na pista, sempre criar uma agenda com antecedência e considerar a inclusão de um limite de tempo para a discussão. Limitando a duração de qualquer discussão particular não só mantém os participantes na pista, mas também ajuda os apresentadores adaptar suas apresentações para caber dentro do prazo estipulado.