Como adiar uma reunião

Embora muitas reuniões seguem um processo informal ou relaxado, algumas reuniões têm uma estrutura mais formal. Tais arranjos tradicionais exigem que um presidente iniciar, gerenciar e encerrar cada reunião, após o que é referido como a "ordem do dia“. Adiando uma reunião corretamente não é difícil, não é preciso muito tempo e pode ajudar a garantir que todos preocupações e questões participantes têm são criadas antes de suas reuniões são concluídos.

Envolva-se questões não resolvidas de reuniões anteriores, abordando o primeiro item que precisa ser discutido. Se você não tem certeza se existem itens antigos para trazer na reunião, você pode anunciar, “não há qualquer negócio inacabado?” É importante para abordar as questões o mais rapidamente possível, para que eles não mantêm levar adiante para reuniões posteriores.

Obter através de todas as novas questões, muitas vezes referida como “novo negócio”. Para iniciar este processo, você pode perguntar: “Há qualquer novo negócio?” Em uma reunião formal, os membros podem, em seguida, abrir qualquer tópico que eles querem, contanto como alguém segundos o seu movimento para discutir o assunto.

Certifique-se de que ninguém na reunião tem qualquer outra coisa que gostaria de discutir. A maneira tradicional de trazer isso é perguntando: “Alguém tem quaisquer novos negócios?”

Peça a todos os presentes: “Existe uma moção para adiar?” Para sinalizar o fim da reunião. Espere até que seu movimento é destacado antes de prosseguir. Alternativamente, você pode perguntar: “Alguém tem qualquer outra empresa?” Se o fizer, vai lhe dar os participantes da reunião a oportunidade de emitir lembretes de última hora sobre os próximos encontros e eventos. Se ninguém traz quaisquer outras questões a discutir, você pode mover para a frente.

Anunciar o adiamento de uma reunião dizendo “Esta reunião está encerrada”, ou algo similar.