Cinco Ps de Reuniões Eficazes

Em qualquer ambiente de negócios, reuniões são inevitáveis. Mais vezes do que não, as pessoas necessárias para assistir a estas reuniões, visualizá-los com medo. Talvez seja porque eles são executados em muito tempo, porque não há nenhuma razão clara para a reunião a ter lugar ou talvez nada parece ter resolvido por estas reuniões. Eles claramente não estão reunidos os cinco Ps de reuniões eficazes: finalidade, produtos participantes, questões prováveis ​​e processo.

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A finalidade de um encontro é definido como a razão da reunião deve ser realizada, a agenda ou os objectivos-chave que precisam ser discutidos pelos participantes. Se não há problemas a serem discutidos, então não há razão para chamar uma reunião. Reuniões com nenhum propósito claro são um desperdício de tempo de todos.

O produto de uma reunião descreve o resultado desejado que deve ser alcançado quando tudo estiver dito e feito. Este não é apenas o resultado desejado da reunião, mas também os resultados desejados de quaisquer futuros projetos da empresa e mercadorias que são discutidos durante a reunião. Afirmando frente produto até da reunião mantém reuniões na pista, mantém conversas se afastasse em assuntos que não atendam o objetivo da reunião.

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Os participantes da reunião incluem apenas aquelas pessoas que precisam estar envolvidos, as pessoas que há de pontos de vista ou postos de trabalho afeta diretamente o propósito e produto da reunião. Por exemplo, o pessoal médico do hospital não seria participantes de uma reunião sobre os sistemas de computador hospital. As enfermeiras e os médicos, no entanto, participar em reuniões que envolvem questões de saúde e doença ou reuniões que irão ajudá-los a obter as Unidades de Educação Continuada, CEUs, necessária para manter suas licenças até à data.

Os problemas prováveis ​​são as preocupações que possam surgir entre os participantes, os problemas que vêem com o estado atual dos itens da agenda ou quaisquer problemas que prever com potenciais soluções levantada durante a reunião. questões prováveis ​​também incluem captura quaisquer erros que possam ter escapado à atenção durante os preparativos para a reunião. Por exemplo, alguém está dando uma apresentação sobre as possíveis soluções para os problemas listados na agenda. Alguém na reunião pode notar que um ou dois fatos estão faltando, e que esses fatos podem acabar tendo um efeito profundo sobre o resultado da reunião, ou a solução. As questões podem ser um problema com o custo de um projeto ou o tempo envolvido na conclusão de um projeto.

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O processo de reunião inclui as etapas necessárias para manter a reunião na pista e atingir o objectivo reuniões. Ele também poderia incluir a criação de um plano para a realização dos projectos futuros e mercadorias para mantê-los no caminho certo para a conclusão. Tendo o processo listado em etapas antes do tempo permite que todos os envolvidos uma maneira de certificar-se de que eles estão a alcançar o objectivo e resultado da reunião, projeto ou merchandising. É um meio de seguir o progresso da reunião.