Como realizar uma reunião de negócios

Elaborar a agenda da reunião. A agenda é no contorno de todas as questões que requerem discussão para as decisões que são necessárias para promover o seu projeto ou metas. Listar todos os problemas conhecidos em um esboço formato conciso com pontos de bala. Depois de ter a agenda elaborada, você vai conhecer os problemas, e então você vai saber que precisa para participar da reunião.

Enviar um e-mail em massa ou fazer chamadas telefônicas a todas as pessoas que necessitam para participar da reunião e pedir a sua disponibilidade com datas e horas por um período de uma semana se você tiver vários participantes. Isso por si só pode ser um desafio assustador dada horários ocupados. Depois de ter disponibilidade de todos, cruz referenciar os horários de uma data e tempo disponível para. Plano de tempo suficiente para realizar a reunião e enviar um aviso a todos os participantes da data, hora de início, hora de término e local da reunião, juntamente com uma cópia da agenda.

Na preparação para a reunião, tem cópias da agenda distribuída a todos os participantes, juntamente com todos os documentos que serão o tópico de discussão. placas de exposição e apresentações em power point deve estar pronto para exibição com cavaletes e quaisquer projetores necessários, laptops e telas. Além disso, o organizador da reunião deve ser preparado para liderar a reunião e um goleiro registro deve participar da reunião para tomar notas.

A reunião organizador / líder precisa manter a discussão no caminho certo. Discussão conduzirá inevitavelmente a questões tangenciais e off-topic discussão, de modo que o líder deve certificar-se de que a discussão acabou voltando para os itens da agenda. O líder também deve acompanhar o tempo e manter a discussão a fluir para acertar todos os itens da agenda. O líder deve fornecer uma breve descrição dos itens da agenda para iniciar a discussão e também fazer perguntas ou solicitar a entrada de participantes para obter informações necessárias. O líder deve concluir cada item de ação com a pessoa responsável para a conclusão do item e um cronograma de tempo estimado para a conclusão.

Uma vez que todos os itens da agenda são concluídos, o grupo deve agendar uma reunião de acompanhamento, se necessário ou a programação que ocorrem regularmente reuniões sobre um acordo sobre dia e hora.

O detentor do recorde deve compilar suas anotações em uma reunião minutos organizadas em formato de esboço. O projecto de acta deve então ser enviado para os participantes da reunião para buscar comentários, correções ou alterações. As atas das reuniões finais deverão então ser distribuído aos participantes e utilizado para acompanhar a ação e como a base para a agenda da reunião seguinte, se necessário.