Como executar uma reunião de negócios

Muitas pessoas acreditam que não há habilidades necessárias para executar uma reunião de negócios. No entanto, isso simplesmente não é o caso. Para executar uma reunião de negócios bem sucedida e produtiva, existem muitos passos que você precisa tomar, que incluem capacidade de organização e aprender a dirigir um grupo de pessoas através de uma lista de tarefas escolhidas. Planejar com antecedência, criando uma agenda, sendo preparado, e certificando-se de permanecer na pista são componentes importantes para garantir a cada reunião só dura tanto tempo quanto ele precisa.

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Definir uma meta para a reunião. Certifique-se de que cada reunião planejada tem clara, definir metas. Isso pode ser feito por sentar-se antes da reunião e criar uma lista do que precisa ser discutido. Certifique-se esses objetivos são específicos e podem ser realizadas dentro do tempo de reunião alocado. Se eles não podem, podem ser necessárias reuniões separadas. Divida os objetivos como necessário.

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Criar uma agenda de reunião. Delinear uma agenda clara e concisa da reunião. Isto deve incluir observações de abertura e anúncios que todo o grupo precisa saber, juntamente com os recentes desenvolvimentos que afetarão o projeto na mão. Em seguida, crie um resumo de cada tema que precisa ser discutido. Quebre as metas de reuniões em passos claros que podem ser listados na agenda.

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Pergunte para a entrada de grupo. Durante a reunião pedir a entrada do grupo. Certificando-se que todos participam é parte crucial de executar uma reunião de negócios bem sucedido. Cada pessoa deve ser feita confortável o suficiente para dar suas idéias e sugerir maneiras de atender os objetivos da reunião.

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Permaneça na faixa. Isto é crucial para certificar-se de uma reunião permanece produtivo e executado de forma eficiente. Se os membros do grupo começam a ir off-topic, interromper e lembrá-los da agenda e tarefa em mãos. Se for decidido que outra reunião é necessária sobre um tema que surgiu, fazer uma nota para programá-lo e, em seguida, continuar com tarefa de realizar os objetivos da reunião.

Decidir o que está próximo. No final de cada reunião de negócios, criar objectivos claros para cada pessoa. Atribuir tarefas e prazos de acordo com o que foi decidido. Por exemplo, se é necessária uma cotação para um novo comercial, diga Susan ela deve ter uma lista de propostas de potenciais contratantes em 2 semanas. Se outra reunião é necessária, decidir quando terá lugar (na próxima semana, no próximo mês, etc.) eo que precisa ser feito antes disso.