Como Conduzir Reuniões do Comitê formais

reuniões de comissões desempenham um papel importante no funcionamento de ambas as empresas sem fins lucrativos e com fins lucrativos. Enquanto alguns comitês operar numa base informal, com os membros da reunião, conforme necessário para realizar tarefas específicas, outras comissões são mais formal. Alguns têm responsabilidades legais para coisas como auditorias financeiras, seleção de executivos, ofertas de ações, aprovações adesão e supervisão da segurança. Esses comitês são mais propensos a adotar uma estrutura reunião formal com tais protocolos como Regras de Ordem ou regras semelhantes de Robert.

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Preparar e enviar uma agenda escrita, pelo menos, uma semana antes da reunião da comissão. Todo mundo no comitê precisa de tempo para rever a agenda e se preparar para os temas que serão discutidos durante a reunião.

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Chamar a reunião à ordem no tempo. Isto é tipicamente feito pelo presidente da comissão. O secretário irá tomar nota de todos os que estão presentes na reunião, tendo minutos. Chamando a reunião à ordem no tempo incentiva as pessoas a mostrar-se no tempo e demonstra respeito por todos os membros da comissão e seu tempo.

Distribuir cópias da agenda e quaisquer relatórios que serão apresentados durante a reunião. Se o comitê se reúne em uma base contínua, distribuir cópias da ata da reunião anterior. Dê tempo para os membros da comissão para rever a minutos, agenda e outros relatórios. Pergunte se existem quaisquer comentários sobre a ata da reunião anterior e, em seguida, perguntar se há um movimento e um segundo para aceitar os minutos.

Siga a ordem da agenda para cobrir cada item durante a reunião. Permitem movimentos para ser feito que são relevantes para o tema da agenda em discussão. Reconhecer cada membro que deseja falar em um movimento. Permitir uma pessoa fale por vez e dar a cada pessoa a oportunidade de ser ouvida, se possível. Chamada para uma votação sobre a moção quando a discussão foi concluída. Em alguns casos, os membros irão propor alterações e o presidente da comissão irá chamar para uma votação sobre as alterações antes do movimento.

Encerrar a reunião quando a agenda foi concluída ou quando o fim programado do tempo da reunião chega. O presidente da comissão poderá adiar uma reunião sem um movimento, segundo ou voto. O secretário registra qualquer negócio incompleta de modo que ele pode ser colocado na agenda da próxima reunião.