Como conduzir uma reunião: 7 Dicas

Divulgar a data ea hora da reunião com bastante antecedência para que os participantes possam manter suas programações clara. Além disso, enviar um lembrete de e-mail no dia anterior. Finalmente, um anúncio no intercomunicador 15 minutos antes é útil. Isso minimiza a probabilidade de alguém esquecer de comparecer.

Comece na hora. Isso mostra o respeito ao povo pontuais. Reconhecer os retardatários com um aceno de cabeça, se em tudo. Nenhuma menção deve ser feita de atraso durante a reunião.

Organizar a sua tecnologia com antecedência e certifique-se tudo está em ordem. Nada é pior para os participantes do que para assistir você luta com o seu link laptop por 15 minutos.

Tenha uma agenda, mantê-lo o mais curto possível e cumpri-lo. Enviar e-mail a agenda com antecedência para que os participantes podem pensar nisso. Na reunião, se alguém se desvia do agenda, digamos, "Vamos pensar em colocar essa preocupação na agenda da nossa próxima reunião."

Certifique-se o propósito de sua reunião é muito clara. A agenda deve ajudar com isso, mas você precisa esclarecer. Garantir entende-se se o seu objetivo é resolver um problema, discutir as opções ou realizar o treinamento. Certifique-se de toda a gente sabe exatamente por que eles estão presentes.

Lembre-se que as pessoas aprendem de maneiras diferentes. Use uma variedade de meios de comunicação - visual, auditivo, até mesmo atividades físicas - para transmitir seus pontos.

Pergunte para as pessoas para anotar todas as idéias adicionais que haviam relacionados com o tema e deixá-los em uma pilha sobre a sua saída no final da reunião. Mais tarde, proporcionar a cada participante uma cópia da ata de reunião ou em vez de e-mail.