Como atribuir itens de ação Meeting que são cumpridas

Qualquer reunião ou projeto é mais bem sucedido se as tarefas são atribuídas durante a reunião e completou fora da reunião. Seguindo uma fórmula simples de 3W (o quê, quem, e quando) para atender as ações, as chances de ter um trabalho produtivo realizado fora do horário da reunião e no tempo são aumentadas. atribuição ação adequada pode reduzir os problemas relacionados com a follow-through. Boa atribuição ação ajudará a testar boas ideias e soluções para os problemas, bem como a implementação de todas as decisões que foram feitas durante a reunião.

Coisas que você precisa

Antes do encerramento da reunião, verificar quaisquer ações que foram identificados durante a reunião e determinar se quaisquer tarefas adicionais são necessários também. Comece com o que as ações são. Peça ao grupo "Quais são as ações que precisamos fazer, a fim de realizar grandes resultados do projeto?" Isso ajuda o grupo a compreender o que precisa ser feito e por que é importante para o projeto ou equipe. Na redação do item de ação, certifique-se de usar verbos de ação e estar preparado para fornecer alguns detalhes sobre o que é realmente necessário considerar a acção correctamente preenchido.

Em seguida, passar para quem vai fazer cada ação pedindo ao grupo "Quem são as melhores pessoas para fazer essas ações?" Cada ação deve ser dado a alguém ou não vai ser feito. Esta Quem é um membro da equipe ou projeto de concordar em ser responsável e responsável por todas as atividades necessárias para levar a cabo a acção atribuída. A ação pode ser atribuído à melhor pessoa qualificada ou uma sub-equipe, ou alguém na reunião pode oferecer-se para fazer a ação. Se a ação é atribuído a alguém de fora da reunião, alguém na reunião deve ser responsável por explicar a ação atribuída à pessoa não na reunião.

Fazer a parte QUANDO antes de passar ao largo das acções e sobre a reunião adiamento. Peça ao grupo "Quando são essas ações devido em ordem para nós para terminar nossos projetos on-tempo?" A data de vencimento para cada ação deve ser uma data de calendário real quando a ação deve ser concluída para a equipe ou projeto para realizar seu trabalho. Isso nunca deve ser deixado em branco ou escrito como o mais rápido possível porque a data garante que alguém é responsável por fazer a ação no tempo. Ao atribuir uma data, a pessoa que toma a ação será capaz de programar a nova tarefa com o seu outro trabalho e ser capaz de determinar se pode haver uma razão válida para que a ação não pode ser concluída até data desejada do grupo antes que seja demasiado atrasado.

Após a reunião, colocar os 3W ações nos registros de reuniões e distribuir a todos que participaram da reunião ou que receberam uma ação. Este documenta todas as ações e quem é responsável, bem como quando as ações são devidos.