Como fazer uma reunião "Lessons Learned"

Plano para realizar a reunião imediatamente depois de um projeto termina ou em marcos-alvo, de modo atividades e eventos ainda estão frescas na mente das pessoas. Agendar uma reunião tempo firme com bastante antecedência para ajudar as pessoas a planear suas programações em conformidade e assegurar atendimento. Convidar ambos os hands-on membros da equipe e partes interessadas cujos entrada vai agregar valor aos resultados, como auditores de projetos e gestão de pessoal responsáveis ​​pelo sucesso do projeto.

Prepare-se para a reunião durante todo o projeto, mantendo uma lista de execução de experiências boas e ruins ou resultados. Categorizar itens para simplificar a avaliação pré-reunião. Use um formato de matriz com títulos de coluna, tais como orçamento, a comunicação da equipe, relatórios de status indicadores de sucesso, ferramentas, equipamentos e recursos. Identificar cada item como algo que deu certo ou algo que deu errado. Peça aos membros da equipe e as principais partes interessadas para adicionar itens, diretamente ou através de um coordenador central.

Antes da reunião, um relatório consolidado de questões. Fixo itens semelhantes juntos para reduzir a complexidade. A meta é zero-nos sobre o cerne da questão - ou, para usar uma outra analogia, para se concentrar na carne, em vez do molho. Use afirmações claras, breves e concisas sobre cada categoria de itens para fornecer um ponto de partida para a discussão. Minimizar materiais visuais para evitar a sobrecarga de informações, e ficar com gráficos simples e gráficos.

Escolha um ambiente confortável para a reunião e estabelecer regras básicas, como não culpar ou reclamando. O objetivo é incentivar a discussão e enfatizar que todas as opiniões têm valor. Coloque materiais em cartazes reunião ao invés de usar projetores e apresentações de slides. Receba as pessoas em pé e se movimentando. reuniões sedentárias em salas escuras são menos propensos a resultar em discussão criativa do que reuniões ativos que tirar o sangue flui.

Certifique-se de que a reunião impulsiona ação. Criar uma agenda que segue a fórmula RAP = Ação. Para obter informações de revisão que você recolheu para apresentar na reunião "R". Para "A", peça os participantes da reunião para ajustar os materiais através da adição de novos itens à lista de lições aprendidas. Por "P", chegar a um acordo sobre uma pequena lista de itens priorizados. Para "Ação", feche a reunião através da criação de um plano de acção que, no mínimo, identifica o que fazer, quem vai fazê-lo, e quando ele está indo para ficar pronto.