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Como criar um itinerário Meeting

Criação de um itinerário de encontro é essencial para manter as suas reuniões organizadas e tempo eficiente, bem como para ajudar os funcionários a compreender as suas tarefas e responsabilidades. Itinerários deve ser criado com antecedência, para dar todas as partes envolvidas a oportunidade de rever a agenda e implementar quaisquer alterações, se necessário. Todos os participantes devem ser entregue uma cópia assim que entrar na reunião, ou antes, se possível. Dando a todos a chance antes da reunião para debater sobre cada tema a ser discutido vai ajudar a maximizar a criatividade de sua organização e capacidade de resolver problemas.

  • Realizar uma reunião antes da reunião. Discutir o seguinte com reunião planejadores: Que tópicos serão abordados nesta reunião? Quanto tempo vai discussões tomar? O que queremos atingir pelo final da reunião? Quem estará falando? Se houver tarefas a serem atribuídos, a quem eles vão ser atribuído? Se você está planejando a reunião sozinho, use uma folha de papel para responder às perguntas acima.



  • Digite o itinerário. Coloque o título da reunião, dia, data, hora e localização no topo da página. Por exemplo, "Weekly Briefing- quarta-feira, 6 de junho, 2011 - 11:00-12:00 - Sala de Conferências".

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    Listar os temas que serão discutidos durante a reunião em ordem cronológica. Se os tópicos será introduzida por ninguém além de você, colocar seu nome ao lado de seu tópico. Incluir a hora do dia que você pretende discutir cada tema, bem como a duração do tempo que você espera cada sujeito para durar. Por exemplo, "11:10 - Discussão de vendas de doces de dezembro - Denise Robinson -. 3 minutos"



  • Dê-se tempo extra. Para abrir espaço para atrasos, almofada quanto tempo você acha que cada tarefa vai levar com dois minutos. Mesmo se as coisas ficarem fora de pista, adicionando minutos escondidas irá assegurar que você mais ou menos terminar a reunião sobre o tempo.

  • Deixe espaços entre cada tópico sobre o itinerário para as pessoas na reunião para tomar notas sobre cada discussão.

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    Imprimir o itinerário e distribuir uma cópia para cada pessoa que vai participar da reunião. As pessoas que não têm um papel especial na reunião podem obter seu itinerário quando andam in- aqueles que têm um papel na reunião deve ter seu itinerário pelo menos dois dias de antecedência, para que eles tenham tempo suficiente para preparar o que eles precisam dizer.

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