Directrizes para o transporte Minutos

Discutir com o líder da reunião como detalhada seus minutos deve ser. Se possível, encontrar cópias de minutos anteriores e ler o estatuto social da sua organização. Determinar se você deve gravar os comentários de discussão sem nomes para minimizar questões de privacidade e difamação, como a escrita “Alguns membros do conselho sentiu o boletim foi mailing tarde demais cada edição.”

Rever as regras da Ordem, que as organizações comumente utilizadas para executar uma reunião de Robert. Você pode criar atas de reuniões consistentes usando o mesmo formato de cada vez, especialmente se o seu grupo segue regras de Robert. Um formato típico para um documento minutos inclui o seguinte:

• Nome da organização • Descrição ou propósito da reunião • Data e local • Abertura da época • Roll Call • Aprovação da acta anterior • observações do Presidente • relatórios do tesoureiro • Relatórios das comissões • Old negócios • Novos itens de negócios • Ação • Reunião adiar tempo

A descrição da reunião pode ser “Quarterly Reunião do Conselho de Diretor” ou “Ad Hoc Site Reunião do Comité.” Registre se ou não a reunião continha um quorum, que é um número mínimo de participantes oficiais para a reunião a ser oficial.

Grave quaisquer movimentos feitos e votações em detalhe específico. Gravadora que faz um movimento e que segundos cada vez que um novo movimento é feito. Se um movimento é apoiada, o presidente abre a questão para discussão. Com base na discussão, o movimento pode ser reformulado ou votada como originalmente feita. Quando ela está pronta para chamar um voto, o presidente encerra a discussão e chama a questão, que é outro termo para a votação. Ela então anuncia o resultado da votação. Grave os nomes de cada pessoa que vota a favor ou contra um movimento e que se abstém de votar.

Tomar notas usando a quantidade de detalhes o seu organizador da reunião solicitada reunião. Organizações, por vezes, fornecer detalhes mínimo para um relatório do tesoureiro, observando que o tesoureiro deu o relatório e que uma cópia das informações financeiras foi distribuído. Um relatório do tesoureiro pode consistir no saldo bancário no momento da reunião anterior, o saldo bancário atual e a diferença. As organizações também podem optar por fornecer todos os detalhes dado pelo tesoureiro ou simplesmente registrar que um assunto foi discutido com nenhum detalhe da discussão se nenhum voto é tomado ou surgem problemas. Por exemplo, a ata pode ler, “A cadeira newsletter, Bob Smith, deu o relatório da comissão newsletter. Uma cópia do relatório está anexado à presente ata “.

Não hesite em pedir a um alto-falante para repetir algo que você não pegou para garantir que os minutos são precisos. Leia volta movimentos para garantir votos são registrados corretamente. Faça seus minutos clara para aqueles que não estavam na reunião, mas receberão cópias e tem que votar para alterar ou aprová-los na próxima reunião.