Como Escrever um Relatório Meeting Minutes

Chegar à reunião cedo com a agenda da reunião, lista de participantes e equipamentos necessários para registrar as atas. Escolha um lugar perto o facilitador reunião. Sentado perto do facilitador da reunião permite ouvir melhor e para pedir esclarecimentos facilmente.

Pergunte se você pode usar um gravador para gravar uma transcrição de áudio da reunião. Se você tomar notas em um computador, verificar se funciona corretamente, e têm um caderno de papel e instrumentos de escrita para usar como um back-up método de anotações no caso do computador falhar.

Registre a data ea hora da reunião é chamado à ordem. Grave a essência de relatórios dos oficiais e relatórios das comissões. Normalmente, os relatórios completos estão associadas a ata da reunião. movimentos recordes como eles ocorrem. Incluir quem apresentou cada movimento, que apoiou a moção e se a moção foi aprovada, o que é conhecido como "levado", ou falhou. Se um item da agenda é apresentado - não agiu durante a reunião, mas realizada ao longo de uma hora mais tarde, observe que introduziu o movimento para a mesa o item e que apoiou a moção. anúncios de discos e as datas das reuniões de acompanhamento.

Localizar ou criar um modelo de atas de reuniões. Sua organização já pode ter um modelo de atas de reuniões. Se isso não acontecer, você pode usar um dos muitos modelos minutos reunião disponíveis on-line ou criar seu próprio modelo. O modelo precisa de uma linha de cabeçalho, corpo e assinatura. O título inclui o nome da organização e a data, hora e local da reunião.

Criar o corpo do modelo usando a agenda da reunião como seu guia. Inclua os seguintes itens em que parte: as estatísticas de atendimento, aprovação dos relatórios minutos última reunião, oficial e de comissões, de negócios de idade, novos negócios, anúncios e tempo de adiamento.

Verifique se o modelo inclui linhas de assinatura e linhas de data para o secretário e pela autoridade aeronáutica.

Prepare seus minutos usando o modelo. Eliminar detalhes excessivos. Gravar o que foi decidido, quem vai fazer a ação, quando é devido e como a organização vai saber quando a ação for concluída. Depois de concluir o seu primeiro projecto, reveja transcrição de áudio da reunião para garantir que você capturou tudo o necessário. Em seguida, edite seus minutos.

Minutos são um registro de ações que a organização toma. Não é um registro de tudo o que é dito, que é uma transcrição. Mantenha seus minutos profissional. Não inclua sua opinião, o julgamento ou interpretação. Frases como "debate acalorado" e "excelente comentário" não têm lugar em minutos de reunião profissionais. Nunca incluem movimentos que foram retirados.

Anexar oficial e relatórios das comissões aos seus minutos concluídas. Faça o número necessário de cópias. Se possível, distribuir as atas das reuniões antes da próxima reunião, para que as adições e / ou correções podem ser feitas rapidamente.