Como documentar Meeting Minutes

Documentando minutos de reunião corretamente exige uma grande dose de organização e atenção aos detalhes. Porque atas de reuniões, muitas vezes tornam-se documentos legais, é importante resumir as discussões com precisão. Faça uma cópia de backup e armazená-lo em um local seguro, e distribuir cópias extras às partes relevantes. Com a prática, torna-se muito mais fácil para documentar atas de reuniões de forma precisa e concisa.

Coisas que você precisa

• agenda da reunião
• Cópia do Regras de Ordem de Robert

Chegue cedo, para obter o seu laptop configurado e pronto para ir. Observe a data, hora, local e lista de participantes. Registro como grande parte da discussão reunião como é possível para a sua velocidade de digitação. Não se preocupe com erros ortográficos ou gramaticais. Se você perder um passo importante, como a passagem de um item de movimento ou ação, não há problema em pedir aos participantes da reunião para clarificar a redacção. Salve o documento, ocasionalmente, para evitar qualquer perda de dados.

Edite suas atas de reunião, logo que possível após a reunião, quando sua memória da discussão ainda está fresco. Corrigir eventuais erros ortográficos ou gramaticais e garantir a formatação é consistente em todo o documento. inserir um "esboço, projeto" marca d`água para notificar leitores que os minutos ainda não foram aprovados e realizados oficial. Salve o arquivo usando um nome de arquivo que é fácil de identificar e diferenciar mais tarde, como "StrataCouncilMinutesDecember5".

Envie os minutos para a cadeira reunião ou outra pessoa designada para revisar a discussão. Editar os minutos mais uma vez, com base no feedback que você recebe. Ao editar, tenha cuidado para manter a integridade dos minutos. Não adicione qualquer discussão que não ocorreu, ou remover qualquer discussão que aconteceu. Salve o arquivo novamente.

Mantenha o "Esboço, projeto" marca d`água no documento até os minutos receber aprovação formal. Isso geralmente ocorre em reuniões subsequentes da mesma comissão.

Uma vez que o Comité aprova a minutos, retire o "Esboço, projeto" marca d`água e salve o arquivo novamente. Distribuir as atas aprovadas aos membros da comissão, se necessário.