Como escrever Pessoal Meeting Minutes

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Prepare-se para a reunião, visitando a sala para avaliar onde você deve sentar-se para obter o melhor ponto de vantagem e encontrar tomadas elétricas se você precisar deles. Ver minutos anteriores para obter-se até a velocidade sobre como minutos foram registrados no passado.

Obter uma cópia da agenda para ajudar a organizar os minutos por tópico. Obter uma lista dos participantes convidados e verificar os participantes, pedindo-lhes para entrar como eles entram na reunião.

Observe a data e hora a reunião teve lugar. Escrever cada movimento como foi apresentado, palavra por palavra. Grave os votos tomadas e quantos votaram a favor, contra e absteve-se. Inclua o nome do movimento-maker e que segundo o movimento.

Use pontos de bala para destacar tópicos de discussão importantes, tais como orçamentos, eleições ou o planejamento de eventos da empresa. Nota os prós e contras levantada durante o debate e que fez cada declaração. Embrulhe cada tópico de discussão com o resultado, que será um movimento e votação, uma atribuição para investigar o assunto ou uma ação designada.

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Escreva os minutos em um formato claro e fácil de ler para torná-los mais fáceis de seguir. Encontre aplicativos e ferramentas já criadas para fazer de tirar o minuto mais eficiente. Estes podem ser encontrados em sites como onenote.com se você usar o Windows. Confira evernote.com para ferramentas de escrita, agreedo.com para anotações e ferramentas de compartilhamento de minutos, e o Google Docs para atender minutos modelos e maneiras fáceis de compartilhar os minutos.

Escreve-se os minutos, logo que possível após a reunião, enquanto as discussões ainda estão frescas em sua mente, de preferência dentro de 24 horas. Escrever na terceira pessoa por toda parte.

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Enviar um projecto ao gerente ou supervisor que presidiu a reunião para revisão antes de enviá minutos para o resto dos participantes. Fazer correções e enviar uma cópia para todos os presentes na reunião. Anexar documentos apropriados, tais como uma cópia de um orçamento, uma lista de itens de ação ou lista de números de contato.