Mantendo minutos durante as suas reuniões de segurança é muito importante. Além de ajudar a manter o controle da história da sua empresa, os minutos também pode ser usado no tribunal, se qualquer ação é levantada contra sua empresa. Aqui estão os passos para a criação de seus minutos.
Decida se você irá gravar o seu rascunho da ata com caneta e papel, ou em seu laptop. Em última análise, será bom ter pelo menos duas cópias das atas, no caso de uma cópia vai faltar ou for excluído acidentalmente.
Registre a data, localização e membros presentes em cada reunião.
Anexar uma cópia da agenda de seus minutos. Se você não tem uma cópia da agenda, anote a agenda prevista para o encontro.
Tome nota de todos os votos, as preocupações de segurança, objeções e planos futuros. Se você tem dúvidas sobre o que mais você pode querer incluir, ou o que é OK para ignorar, pergunte ao seu supervisor.
Reescrever e revisar suas notas depois da reunião, e limpa digitar ou imprimir uma cópia limpa dos minutos para seus registros.
Armazene seus minutos em um local central seguro. É uma boa idéia para salvar suas anotações originais, bem como cópias da versão final dos minutos. Certifique-se de ter cópias de segurança de todas as cópias digitais de seus minutos.
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